Neuer Übernachtungspauschbetrag für Berufskraftfahrer

Seit dem 1.1.2020 gilt für Berufskraftfahrer, die in der Schlafkabine ihres Lkw übernachten, eine Übernachtungspauschale. Bis dahin konnten Fahrer nur ihre tatsächlich entstandenen Kosten schätzen und als Reisenebenkosten steuerlich absetzen oder vom Arbeitgeber erstattet bekommen. Dabei fielen oft Aufwendungen an für:

• die Nutzung von sanitären Einrichtungen (Duschen, Toiletten) auf Raststätten,
• die Reinigung der Schlafkabine.

Seit dem 1.1.2024 beträgt die Übernachtungspauschale 9 Euro pro Kalendertag (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5b EStG). Diese Pauschale gilt zusätzlich zum Verpflegungspauschbetrag und kann von Berufskraftfahrern als Werbungskosten geltend gemacht werden.

Geltung der Übernachtungspauschale

Die Übernachtungspauschale kann angesetzt werden für:

• den An- oder Abreisetag,
• jeden Kalendertag mit einer Abwesenheit von 24 Stunden im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit im In- oder Ausland.

Die Pauschale ersetzt die tatsächlichen Übernachtungskosten. Dabei spielt die Höhe der tatsächlichen Ausgaben keine Rolle, solange dem Fahrer Kosten entstanden sind. Alternativ können auch höhere, nachgewiesene Kosten angesetzt werden. Wichtig ist, dass die Wahl zwischen Pauschale und tatsächlichen Aufwendungen für das gesamte Kalenderjahr einheitlich erfolgen muss.

Typische abzugsfähige Mehraufwendungen

Zu den abzugsfähigen Mehraufwendungen, die durch die Übernachtungspauschale abgedeckt werden, zählen unter anderem:

• Gebühren für Toiletten und Duschen auf Raststätten,
• Park- und Abstellgebühren,
• Kosten für die Reinigung der Schlafkabine.

Neuer Übernachtungspauschbetrag für Berufskraftfahrer

Neue Verpflegungs- und Übernachtungspauschbeträge 2024

Das Bundesfinanzministerium hat für 2024 neue Verpflegungs- und Übernachtungspauschbeträge für beruflich veranlasste Auslandsreisen veröffentlicht. Diese beeinflussen, wie Arbeitnehmer und Arbeitgeber steuerliche Abzüge und Erstattungen handhaben.

Für beruflich oder betrieblich veranlasste Auslandsreisen und für doppelte Haushaltsführung im Ausland gibt das Bundesfinanzministerium jedes Jahr länderspezifische Verpflegungs- und Übernachtungspauschbeträge bekannt.

• Die Verpflegungspauschbeträge kann der Arbeitnehmer als Werbungskosten absetzen oder der Arbeitgeber steuerfrei erstatten. Es ist nicht möglich, die tatsächlichen Kosten als Werbungskosten geltend zu machen.
• Die Übernachtungspauschbeträge dürfen nicht als Werbungskosten abgesetzt werden, gleichwohl darf der Arbeitgeber sie steuerfrei erstatten. Abzugsfähig sind nur die tatsächlichen und nachgewiesenen Übernachtungskosten.

Aktuell hat das Bundesfinanzministerium für eine Reihe von Staaten geänderte Reisekostensätze für das Jahr 2024, das heißt Verpflegungs- und Übernachtungspauschbeträge, bekannt gegeben (BMF-Schreiben vom 21.11.2023).

Die steuerfreie Zahlung des Übernachtungspauschbetrages durch den Arbeitgeber ist auch dann zulässig, wenn Ihnen tatsächlich geringere oder gar keine Übernachtungskosten entstanden sind, zum Beispiel im Fall der Übernachtung bei Freunden. Sind hingegen die tatsächlichen Übernachtungskosten höher, können Sie den Differenzbetrag als Werbungskosten absetzen.

Für die folgenden Länder gelten ab 2024 neue Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen:

Äquatorialguinea, Australien, Barbados, Brasilien, Hongkong, Dominikanische Republik, Dschibuti, Fidschi, Finnland, Georgien, Guinea, Italien, Kamerun, Kanada, Kuba, Libanon, Madagaskar, Marokko, Mauritius, Mongolei, Mosambik, Neuseeland, Norwegen, Paraguay, Philippinen, Sierra Leone, Spanien, Sri Lanka, Südsudan, Trinidad und Tobago, Tschad, Tunesien, Vatikanstaat, Zentralafrikanische Republik

Neue Verpflegungs- und Übernachtungspauschbeträge 2024

Was kann ich als Reisenebenkosten absetzen?

Neben den Fahrtkosten, den Übernachtungs- und Verpflegungspauschbeträgen können Sie auch weitere Kosten absetzen, die Ihnen im Zusammenhang mit der Auswärtstätigkeit entstanden sind. Dazu zählen unter anderem:

• Parkgebühren, Mautgebühren, Garagenmiete
• Telefongebühren für berufliche Gespräche
• Eintrittsgelder für berufliche Veranstaltungen
• Gepäckaufbewahrungsgebühren
• Kosten für den Ankauf von Devisen und Verlust beim Rückkauf
• Schadensersatz infolge von Verkehrsunfällen
• Schäden an Reisegepäck
• Diebstahl von Gegenständen (beruflich genutzte Gegenstände, private Gegenstände, die zu beruflichen Zwecken mitgenommen wurden, notwendige persönliche Reisegegenstände)

Nicht erstattet wird der Verlust von Geld oder Schmuck.

Für viele Reisenebenkosten gibt es keine Belege. Sie können diese trotzdem in Ihrer Steuererklärung geltend machen. Fertigen Sie dafür einen Eigenbeleg mit Ort, Tag, Art und Betrag der Aufwendung an und reichen diesen ein.

Was kann ich als Reisenebenkosten absetzen?

Was alles kann ich bei Auswärtstätigkeit absetzen?

Absetzbare Kosten bei Auswärtstätigkeit

Bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten können Sie verschiedene Aufwendungen als Werbungskosten geltend machen, darunter:

• Fahrtkosten
• Verpflegungspauschalen
• Übernachtungskosten
• Reisenebenkosten

Verpflegungspauschalen werden jedoch nur für die ersten drei Monate einer langfristigen Auswärtstätigkeit berücksichtigt.

1. Fahrtkosten

Fahrtkosten sind entweder mit den tatsächlichen Kosten oder bei Nutzung des eigenen Pkw mit der Dienstreisepauschale (30 Cent pro gefahrenem Kilometer) absetzbar.

2. Verpflegungspauschalen

• 14 Euro bei einer Abwesenheit von 8 bis 24 Stunden.
• 28 Euro bei einer Abwesenheit von 24 Stunden.

Es zählt die Zeit, die Sie von Ihrer Hauptwohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend sind. Auch Fahrtzeiten werden berücksichtigt.

3. Übernachtungskosten

Übernachtungskosten sind in den ersten 48 Monaten in unbeschränkter Höhe absetzbar. Danach gilt eine Obergrenze von 1.000 Euro pro Monat, die jedoch nur für Übernachtungen in Deutschland gilt. Im Ausland gibt es keine Begrenzung.

4. Reisenebenkosten

Zusätzlich können verschiedene Nebenkosten abgesetzt werden, darunter:

• Fahrten am Zielort (z. B. Taxi, Mietwagen)
• Autobahn- oder Fährgebühren
• Parkgebühren
• Trinkgelder
• Telefonkosten oder beruflicher Schriftverkehr.

Übernachtungspauschale für Berufskraftfahrer

Berufskraftfahrer können eine Pauschale von 9 Euro pro Kalendertag (bis 2023: 8 Euro) zusätzlich zur Verpflegungspauschale geltend machen. Dies gilt für An- und Abreisetage sowie für Kalendertage mit einer 24-stündigen Abwesenheit im Rahmen der Auswärtstätigkeit.

Was alles kann ich bei Auswärtstätigkeit absetzen?

Wann liegt eine Auswärtstätigkeit vor?

Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn Sie vorübergehend außerhalb Ihrer Wohnung und Ihrer "ersten Tätigkeitsstätte" beruflich tätig werden.

Eine Auswärtstätigkeit ist "vorübergehend", wenn Sie voraussichtlich wieder an Ihre erste Tätigkeitsstätte zurückkehren und dort Ihre Arbeit fortsetzen werden.

• Ein Arbeitnehmer kann nur eine einzige "erste Tätigkeitsstätte" pro Dienstverhältnis haben. Jede Tätigkeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte gilt als Auswärtstätigkeit.
• In bestimmten Fällen kann der Arbeitnehmer auch gar keine erste Tätigkeitsstätte haben. Dann stellt die berufliche Tätigkeit insgesamt eine Auswärtstätigkeit dar. Dies kommt in Betracht bei Berufskraftfahrern, Taxifahrern, Lokomotivführern und Zugbegleitern, Piloten und Flugbegleitern.
• Falls Sie auf einem Fahrzeug beschäftigt sind: Jede neue Fahrt stellt eine neue Auswärtstätigkeit dar.
• Falls Sie längerfristige Arbeitseinsätze unterbrechen: Dauert die Unterbrechung mindestens vier Wochen, beginnt eine neue Auswärtstätigkeit. Dies ist bedeutsam für den Abzug von Verpflegungspauschbeträgen, die nur für die ersten drei Monate berücksichtigt werden. Seit 2014 kommt es nicht mehr auf den Grund für die Unterbrechung an, sodass auch Urlaub oder Krankheit zum Neubeginn führen. Bis 2013 hatte eine Unterbrechung durch Krankheit oder Urlaub keinen Einfluss auf den Ablauf der Dreimonatsfrist.

Wann liegt eine Auswärtstätigkeit vor?

Was ist bei einer Tätigkeit auf einem Fahrzeug absetzbar?

Wenn Sie Ihre berufliche Tätigkeit auf einem Fahrzeug ausüben, haben Sie in der Regel keine "erste Tätigkeitsstätte", sodass Ihre Arbeit als Auswärtstätigkeit gilt. Dies betrifft unter anderem:

• Berufskraftfahrer
• Reisebusfahrer
• Linienbusfahrer
• Straßenbahnführer
• Müllwerker
• Taxifahrer
• Lokomotivführer (außer Werksbahn-Lokführer)

Oft müssen Sie sich an einem Übernahmeort einfinden, um das Fahrzeug zu übernehmen. Hier sind die wichtigsten steuerlich absetzbaren Aufwendungen für solche Tätigkeiten:

1. Fahrten zwischen Wohnung und Übernahmeort

Für diese Fahrten können Sie nur die Entfernungspauschale geltend machen:

• 0,30 Euro pro Entfernungskilometer,
• 0,38 Euro ab dem 21. Entfernungskilometer.

2. Verpflegungspauschbeträge

Wenn Sie länger als 8 Stunden von Ihrer Wohnung und Ihrer ersten Tätigkeitsstätte abwesend sind, können Sie zusätzlich zur Entfernungspauschale Verpflegungspauschbeträge ansetzen:

• 14 Euro bei 8 bis 24 Stunden Abwesenheit,
• 28 Euro bei einer Abwesenheit von 24 Stunden.

3. Übernachtungspauschale für Berufskraftfahrer

Berufskraftfahrer können eine Übernachtungspauschale von 9 Euro pro Kalendertag (bis 2023: 8 EUR) absetzen. Diese Pauschale gilt zusätzlich zum Verpflegungspauschbetrag und kann für folgende Tage abgesetzt werden:

• An- und Abreisetage,
• jeden Kalendertag mit einer 24-stündigen Abwesenheit während einer Auswärtstätigkeit im In- oder Ausland.

Aktuelle Entscheidungen

• Werksbahn-Lokführer haben laut Bundesfinanzhof (BFH) eine erste Tätigkeitsstätte am Einsatzgebiet, nicht aber ein weiträumiges Tätigkeitsgebiet (BFH-Urteil vom 1.10.2020, VI R 36/18).
• Müllwerker haben keine erste Tätigkeitsstätte am Betriebshof, wenn sie dort nur Tourenansagen anhören und Fahrzeugunterlagen abholen (BFH-Urteil vom 2.9.2021, VI R 25/19).

Was ist bei einer Tätigkeit auf einem Fahrzeug absetzbar?

Was ist bei mehreren Tätigkeitsstätten absetzbar?

Müssen Sie aufgrund Ihres Arbeitsvertrages Ihre Arbeitsleistung an zwei oder mehr Arbeitsstätten verrichten, z.B. im Hauptbetrieb und in einer Filiale, muss eine davon als "erste Tätigkeitsstätte" bestimmt werden. Dies kann der Arbeitgeber aufgrund seines Weisungsrechts tun. Oder es ist der Umfang der Arbeitszeit entscheidend: Eine Betriebsstätte gilt dann als Ihre "erste Tätigkeitsstätte", wenn Sie dort aufgrund Ihres Arbeitsvertrages

• typischerweise arbeitstäglich oder
• je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder
• mindestens ein Drittel Ihrer vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig sind.

Falls mehrere Arbeitsstätten die Voraussetzungen einer "ersten Tätigkeitsstätte" bezüglich Dauer der Tätigkeit oder Umfang der Arbeitszeit erfüllen, gilt folgende Regelung:

• Als erste Tätigkeitsstätte gilt diejenige, die der Arbeitgeber bestimmt. Dabei muss es sich nicht um die Tätigkeitsstätte handeln, an der Sie den zeitlich überwiegenden oder qualitativ bedeutsameren Teil Ihrer beruflichen Tätigkeit ausüben.
• Macht der Arbeitgeber von seinem Bestimmungsrecht keinen Gebrauch oder ist die Bestimmung nicht eindeutig, gilt als erste Tätigkeitsstätte diejenige, die der Wohnung des Arbeitnehmers am nächsten liegt.

Was ist steuerlich absetzbar?

• Die Fahrten zwischen Wohnung und der "ersten Tätigkeitsstätte" sind lediglich mit der Entfernungspauschale absetzbar.
• Die Tätigkeit an den anderen Arbeitsstätten gilt als Auswärtstätigkeit, sodass die Fahrten mit der Dienstreisepauschale (30 Cent je Fahrt-km) bzw. mit den tatsächlichen Kosten absetzbar sind.
• Außerdem können Verpflegungspauschbeträge als Werbungskosten abgesetzt oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden, sofern die Abwesenheitsdauer mindestens 8 Stunden beträgt.

Was ist bei mehreren Tätigkeitsstätten absetzbar?

Was sollte ich zur neuen 48-Monatsgrenze wissen?

Was ist zur 48-Monatsgrenze bei Auswärtstätigkeiten zu beachten?

Bei Auswärtstätigkeiten können Fahrt-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten sowie Verpflegungspauschbeträge als Werbungskosten abgesetzt werden. Seit 2014 spielt dabei die 48-Monatsgrenze eine zentrale Rolle.

1. 48-Monatsgrenze bei der ersten Tätigkeitsstätte

Eine „erste Tätigkeitsstätte“ ist eine ortsfeste betriebliche Einrichtung, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Eine dauerhafte Zuordnung wird angenommen, wenn der Arbeitnehmer:

• unbefristet („bis auf Weiteres“),
• für die gesamte Dauer des Dienstverhältnisses oder
• über einen Zeitraum von mehr als 48 Monaten

Tipp: Bei einer befristeten Zuordnung von bis zu 48 Monaten liegt keine erste Tätigkeitsstätte vor. Somit können Fahrtkosten nach Dienstreisepauschalen sowie Verpflegungs- und Übernachtungskosten als Werbungskosten geltend gemacht oder steuerfrei erstattet werden.

2. 48-Monatsgrenze bei Tätigkeit im Betrieb eines Kunden

Nach neuem Recht kann die erste Tätigkeitsstätte auch im Betrieb eines Kunden liegen, etwa bei langfristigen Projekten oder Leiharbeit. Eine solche Zuordnung liegt vor, wenn der Arbeitnehmer:

• von vornherein länger als 48 Monate oder
• für die gesamte Dauer des Arbeitsverhältnisses

3. 48-Monatsgrenze bei Übernachtungskosten

Seit 2014 sind Übernachtungskosten bei Auswärtstätigkeiten nur für 48 Monate in voller Höhe absetzbar. Ab dem 49. Monat sind sie auf 1.000 Euro pro Monat begrenzt – jedoch nur bei inländischen Tätigkeiten.

Tipp: Eine Unterbrechung der Tätigkeit für mindestens sechs Monate setzt den 48-Monatszeitraum zurück.

Wichtige Rechtsprechung

Das Finanzgericht Münster entschied, dass wiederholt befristete Zuordnungen von jeweils weniger als 48 Monaten keine erste Tätigkeitsstätte begründen, selbst wenn der Gesamteinsatz länger als vier Jahre dauert (FG Münster vom 25.3.2019, 1 K 447/16).

Besonderheit für Leih- und Zeitarbeitnehmer

Zeitarbeitnehmer sind in einem Arbeitsverhältnis mit dem Verleiher, nicht mit dem Entleiher. Sie können nur dann eine erste Tätigkeitsstätte haben, wenn sie:

• unbefristet,
• für die Dauer des Dienstverhältnisses oder
• länger als 48 Monate

Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte können nur mit der Entfernungspauschale abgesetzt werden. Verpflegungs- und Reisenebenkosten entfallen. Bei kürzeren Einsätzen kann hingegen nach Reisekostengrundsätzen abgerechnet werden.

Das Niedersächsische Finanzgericht urteilte, dass Fahrtkosten auch bei befristeten Einsätzen nur mit der Entfernungspauschale absetzbar sind (Urteil vom 28.5.2020, 1 K 382/16). Der BFH hob dieses Urteil jedoch auf (BFH-Urteil vom 12.5.2022, VI R 32/20). Maßgeblich ist das Arbeitsverhältnis zwischen Leiharbeitnehmer und Verleiher. Wiederholte befristete Einsätze begründen keine dauerhafte Zuordnung.

Neuerungen durch das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG)

Seit dem 1.4.2017 darf ein Leiharbeitnehmer maximal 18 Monate bei demselben Entleiher eingesetzt werden (§ 1 Abs. 1b AÜG). Es stellt sich die Frage, ob diese Regelung steuerliche Auswirkungen auf die Bewertung der ersten Tätigkeitsstätte hat. Der BFH wird hierzu im Verfahren VI R 22/23 entscheiden.

Betroffene sollten gegen ablehnende Steuerbescheide Einspruch einlegen und das Ruhen des Verfahrens beantragen.

Was sollte ich zur neuen 48-Monatsgrenze wissen?

Was gilt bei Gewährung von Mahlzeiten durch den Arbeitgeber?

Bei Auswärtstätigkeiten, wie Fortbildungsveranstaltungen, Seminaren, Tagungen, Verkaufsveranstaltungen usw., werden die Teilnehmer oftmals auf Kosten des Arbeitgebers beköstigt, entweder vom Arbeitgeber direkt oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten, z. B. dem Tagungshotel oder einem Cateringunternehmen.

Für diesen Vorteil wird der Begünstigte vom Fiskus belangt.

Der maßgebliche Verpflegungspauschbetrag wird gekürzt. Die Kürzung beträgt für ein Frühstück 20 % und für ein Mittag- oder Abendessen 40 % des vollen Verpflegungspauschbetrages. Eine Versteuerung mit dem amtlichen Sachbezugswert erfolgt ausnahmsweise nur dann, wenn der Arbeitnehmer keine Verpflegungspauschbeträge als Werbungskosten absetzen kann, z. B. bei einer Abwesenheitsdauer unter 8 Stunden oder bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit nach Ablauf der Dreimonatsfrist. Der Grenzwert für eine "übliche Beköstigung" beträgt 60 Euro.

Was gilt bei Gewährung von Mahlzeiten durch den Arbeitgeber?

Was gilt bei Auswärtstätigkeiten im Ausland?

Bei Auswärtstätigkeiten im Ausland gelten steuerlich einige Besonderheiten:

(1) Verpflegungspauschbeträge: Diese sind je nach Land unterschiedlich hoch. Für besonders teure Städte werden sogar gesonderte Beträge festgelegt. Die Pauschbeträge sind aus dem Bundesreisekostengesetz abgeleitet und werden vom Bundesfinanzministerium von Zeit zu Zeit neu bekannt gegeben.

• Je vollem Abwesenheitstag beträgt der landesspezifische Verpflegungspauschbetrag 120 % und
• an Tagen mit einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden sowie an
• An- und Abreisetagen jeweils 80 % der höchsten Auslandstagegelder.

(2) Bordverpflegung: Bei Flugreisen ist im Flugpreis meist eine Bordverpflegung enthalten. Wenn die Rechnung für das Flugticket auf den Arbeitgeber ausgestellt ist und von ihm erstattet wird, gilt Folgendes:

Die kostenlose Bordverpflegung gilt als eine "vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeit". Das bedeutet, dass der Verpflegungspauschbetrag um je 40 % für das Mittag- oder Abendessen und um 20 % für das Frühstück zu kürzen ist. Die Kürzung des Verpflegungspauschbetrages erfolgt nicht, falls anhand des gewählten Beförderungstarifs feststeht, dass es sich um eine reine Beförderungsleistung handelt, bei der keine kostenlosen Mahlzeiten gereicht werden.

(3) Mehrere Länder: Wenn Sie im Rahmen Ihrer Auswärtstätigkeit mehrere Länder aufsuchen, richtet sich der Verpflegungspauschbetrag immer nach dem Land, das Sie zuletzt vor 24:00 Uhr Ortszeit erreichen. Hingegen ist am Rückreisetag das Land maßgebend, in dem Sie zuletzt tätig waren - und nicht etwa Deutschland. Das gilt auch dann, wenn Sie die Auswärtstätigkeit in Deutschland fortsetzen, beispielsweise noch einen Kunden in Deutschland besuchen.

(4) Übernachtungspauschbeträge: Bei Übernachtungen im Ausland können die länderspezifischen Übernachtungspauschbeträge nicht mehr als Werbungskosten abgesetzt, sondern nur noch vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Falls seit 2014 die Auswärtstätigkeit im Ausland länger als vier Jahre dauert, erfolgt - anders als in Deutschland - für die 48 Monate keine Begrenzung der abzugsfähigen Unterkunftskosten auf 1.000 Euro pro Monat.

Was gilt bei Auswärtstätigkeiten im Ausland?