So setzen Sie Aufwendungen für Dienstreisen ab?

Schickt Sie der Arbeitgeber auf Dienstreise (Auswärtstätigkeit), dann wird er dies in der Regel auch bezahlen. Wenn nicht, können Sie Kosten für Fahrt, Unterkunft, Verpflegung und gegebenenfalls auch Nebenkosten wie Parkgebühren oder Gepäcktransport als Werbungskosten ansetzen.

Interessant wird es da, wo Dienstreisen mit Privatvergnügen verknüpft werden, etwa wenn Sie nach einem Kongress nicht direkt nach Hause reisen, sondern noch ein paar Tage Privaturlaub dranhängen. Dann können Sie die Reisekosten anteilig geltend machen. Waren Sie also zwei Tage beruflich unterwegs und zwei Tage privat, akzeptiert das Finanzamt 50 Prozent Reisekosten. Wenn der Berufsanteil mit 90 Prozent deutlich überwiegt, dann können Sie die Kosten komplett ansetzen.

Vorsicht, das Finanzamt will in der Regel eine genaue Aufstellung der Kosten sehen. Hat der Arbeitgeber die Flüge und das Hotel bezahlt, dürfen Sie diese Posten natürlich nicht in der Steuererklärung angeben.

Geschäftsreise

Auch wenn die Firma die Reisekosten zahlt, für das Essen kommt sie normalerweise nicht auf. Wenn Sie über 8 Stunden am Tag auswärts tätig sind oder einer sogenannten Fahrtätigkeit nachgehen, etwa als Berufskraftfahrer oder Busfahrer, können Sie eine Verpflegungspauschale abrechnen. Wie hoch die ist, hängt von der Dauer Ihrer Abwesenheit ab. Bei einer Abwesenheitsdauer zwischen 8 und 24 Stunden gibt es einen Pauschbetrag von 14 Euro und bei längerer Abwesenheit von 28 Euro pro Tag.

Berufskraftfahrer können eine Übernachtungspauschale in Höhe von 9 Euro pro Kalendertag (bis 2023: 8 Euro) als Werbungskosten absetzen - und zwar zusätzlich zum "normalen" Verpflegungspauschbetrag. Dies gilt für den An- oder Abreisetag sowie jeden Kalendertag mit einer Abwesenheit von 24 Stunden im Rahmen einer Auswärtstätigkeit im In- oder Ausland (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5b EStG, eingefügt durch das "Gesetz zur weiteren steuerlichen Förderung der Elektromobilität und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften").