Wie berechnet man den beruflichen Nutzungsanteil der Telekommunikationskosten?

Nutzen Sie Ihr Privattelefon auch für betriebliche bzw. berufliche Gespräche, sind die Kosten mit dem beruflichen Nutzungsanteil als Betriebsausgaben absetzbar.

Zur Ermittlung des beruflichen Nutzungsanteils haben Sie zwei Möglichkeiten:

1. Pauschalabrechnung

Ohne den betrieblichen bzw. beruflichen Anteil Ihrer Telekommunikationskosten umständlich nachweisen zu müssen, können Sie einen bestimmten Pauschalbetrag Ihrer Monatsrechnung als Betriebsausgaben geltend machen: Absetzbar sind 20% des monatlichen Rechnungsbetrages, höchstens 20 Euro monatlich.

Für diese Pauschalabrechnung gibt es zwei Verfahren:

• Entweder Sie setzen die tatsächlichen Rechnungsbeträge für alle Monate des Jahres an. Dabei können allerdings geringere Beträge als 20 Euro in einigen Monaten nicht mit höheren Beträgen in anderen Monaten verrechnet werden. Nachteil ist, dass Sie dem Finanzamt sämtliche Rechnungen vorlegen müssen.

• Oder Sie bilden aus den Rechnungsbeträgen für einen repräsentativen Zeitraum von drei aufeinander folgenden Monaten einen Durchschnittsbetrag und legen diesen für das ganze Jahr zugrunde. Diese Methode empfiehlt sich, wenn Ihre Telefonrechnungen in einem Dreimonatszeitraum wesentlich höher sind als in anderen Monaten.

2. Einzelnachweis

Falls Ihre betrieblich bedingten Telefonkosten die Pauschale von 20% übersteigen, ist der Einzelnachweis sinnvoll. Hierzu müssen Sie den Anteil der beruflich veranlassten Aufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen nachweisen und können diesen beruflichen Anteil dann für das ganze Jahr zugrunde legen. Das Finanzamt verlangt diesen Nachweis jedes Jahr aufs Neue.

• Bei dem Dreimonats-Zeitraum muss es sich um aufeinander folgende Monate handeln. Gewiss werden Sie die Monate auswählen, in denen Sie besonders viele berufliche Gespräche führen. Zum Nachweis der Gesamtkosten müssen Sie dem Finanzamt alle Rechnungen des Jahres vorlegen.

• Den beruflichen Anteil ermitteln Sie wie folgt: Addieren Sie einerseits die Verbindungsentgelte für die beruflichen Gespräche und Surfstunden in dem Dreimonats-Zeitraum und andererseits die gesamten Verbindungsentgelte in den drei Monaten. Setzen Sie beide Beträge ins Verhältnis zueinander. Das Ergebnis ist der berufliche Anteil.

• Bewahren Sie also die Einzelgesprächsnachweise Ihrer Telefongesellschaft auf markieren Sie sich die beruflichen Gespräche. Sie sollten sich auch den Namen des Gesprächspartners und den Grund des Anrufs vermerken, um dem Finanzamt ggf. die berufliche Veranlassung des Gesprächs nachweisen zu können. Dasselbe gilt auch für beruflich veranlasste Internetkosten.