(2015) Wie funktioniert die Einnahmeüberschussrechnung?

Die Einnahmeüberschussrechnung (nach § 4 Abs. 3 EStG) ist die einfachste Art der Gewinnermittlung. Hier werden die Betriebseinnahmen den Betriebsausgaben gegenüber gestellt.

Das Ergebnis ist der steuerliche Gewinn oder der Verlust.

So erfolgt die Gewinnermittlung:
     Betriebseinnahmen
     ./. Betriebsausgaben
     = Gewinn oder Verlust

Belege

Auch die Einnahmeüberschussrechnung setzt voraus, dass Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben durch Belege nachgewiesen werden. Diese Belege sowie die Kontoauszüge müssen gesammelt werden. Eine bestimmte Form für die Belegsammlung ist zwar nicht vorgeschrieben, doch auf den berühmten Schuhkarton sollte man verzichten. Die geordnete Ablage von Belegen kann sogar anstelle von Aufzeichnungen ausreichen (§ 146 Abs. 5 AO). Das bedeutet für Sie als Einnahmen-Überschussrechner, dass Sie Ihre Betriebsausgaben nicht unbedingt aufzeichnen müssen, sondern allein anhand von Belegen nachweisen können. Die Belege müssen Sie nicht mit der Steuererklärung ans Finanzamt schicken. Die Belege müssen Sie aufbewahren - 10 Jahre lang. Denn aus steuerrechtlichen Gründen sind sämtliche Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (§ 147 Abs. 1 AO).

Zu- und Abflussprinzip

Einnahmen und Ausgaben werden nach dem Zu- und Abflussprinzip erfasst, also zu dem Zeitpunkt verbucht, zu dem die Zahlungen erfolgt sind. Es kommt also nicht auf das Datum der Rechnung an, sondern auf das Datum der Zahlung.

Es müssen nur Einnahmen und Ausgaben erfasst werden, die erfolgswirksam sind, also den Gewinn beeinflussen. So stellt die Aufnahme eines Darlehens keine Betriebseinnahmen dar und muss buchmäßig nicht erfasst werden. Andererseits sind Geldbeträge zur Tilgung eines Darlehens keine Betriebsausgaben. Allerdings können die gezahlten Schuldzinsen und Darlehenskosten als Betriebsausgaben absetzbar sein. Ebenso bleiben Barabhebungen vom Bankkonto außer Ansatz.

Beispiel: Eine Rechnung vom 30.11.2013 bezahlen Sie erst am 2.2.2014. Bei der Gewinnermittlung des Jahres 2013 bleibt diese Ausgabe außer Betracht; sie wird erst bei der Gewinnermittlung für das Jahr 2014 erfasst.

Regelmäßig wiederkehrende Zahlungen

Miete, Versicherungsbeiträge usw. gelten als regelmäßig wiederkehrende Zahlungen, die bis zu 10 Tage vor und nach dem Jahreswechsel geleistet werden, sind dem Jahr zuzuordnen, zu dem sie wirtschaftlich gehören. Dies gilt nicht nur für Ausgaben, sondern auch für Einnahmen (§ 11 EStG). Eine regelmäßig wiederkehrende Ausgabe ist auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung für den Monat Dezember oder für das vierte Quartal, die bis zum 10. Januar des Folgejahres abzugeben sind. Die Zahlung im Januar ist also im alten Jahr als Betriebsausgaben absetzbar. Gleiches gilt für den Fall einer Umsatzsteuererstattung, auch wenn das Finanzamt das Geld erst nach dem 10. Januar überweist (BFH-Urteil vom 1.8.2007, BStBl. 2008 II S. 282).

Beispiel: Den Beitrag für die betriebliche Haftpflichtversicherung für das Jahr 2014 überweisen Sie am 27.12.2013. Obwohl der Zahlungsabgang noch im Jahr 2013 erfolgt, wird der Betrag dem Jahr 2014 zugeordnet und erst bei der Gewinnermittlung 2014 mit erfasst.

Netto- oder Bruttoprinzip?

Sind Sie umsatzsteuerpflichtig, ist es zweckmäßig, alle Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben mit dem Nettowert - also ohne Umsatzsteuer - auszuweisen. Die darauf entfallende vereinnahmte und gezahlte Umsatzsteuer ist jeweils separat anzugeben. Für die Umsatzsteuer-Voranmeldung und für die Umsatzsteuererklärung benötigen Sie ohnehin Nettowerte.

Wer jedoch als Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit ist, gibt seine Betriebseinnahmen mit dem Rechnungsbetrag (also ohne Umsatzsteuer) und seine Betriebsausgaben mit dem Bruttobetrag (einschließlich Umsatzsteuer) an. Gleiches gilt für Unternehmer, die ausschließlich umsatzsteuerfreie Umsätze erzielen, z. B. Ärzte, Heilpraktiker, Physiotherapeuten, Hebammen, Versicherungsvertreter und -makler.

Umsatzsteuerzahlungen

Umsatzsteuerzahlungen beeinflussen den Gewinn: Die vereinnahmte Umsatzsteuer aus den Ausgangsrechnungen stellt Betriebseinnahmen dar, die verauslagte Umsatzsteuer (Vorsteuer) in den Eingangsrechnungen sind Betriebsausgaben. Umsatzsteuererstattungen vom Finanzamt sind Betriebseinnahmen, Umsatzsteuerzahlungen an das Finanzamt sind Betriebsausgaben.

Rechnungsabgrenzungen und Rückstellungen

Diese werden nicht vorgenommen, weil der Zahlungszeitpunkt maßgebend ist. Beispielsweise muss eine Versicherungsprämie, die im Laufe des Jahres bezahlt wird, nicht anteilig in das Folgejahr übernommen werden. Sie wird in voller Höhe im Jahr der Bezahlung verbucht.

Forderungen und Verbindlichkeiten

Diese werden nicht ausgewiesen, weil nach dem Zu- und Abflussprinzip nur tatsächlich erfolgte Zahlungen erfasst werden.

Bestandskonten

Diese müssen nicht geführt werden. Somit gibt es auch kein Kassenkonto. Geldbestände auf Bankkonten müssen nicht mit Belegen abgestimmt werden. Es ist nicht erforderlich, vereinnahmte Barzahlungen in einem Kassenbuch aufzuzeichnen (BFH-Urteil vom 16.2.2006, X B 57/05, BFH/NV 2006 S. 940).

Inventur

Nicht erforderlich ist am Jahresende eine Inventur, d.h. die Erfassung des Anlagevermögens und Warenbestandes, denn Sie machen ja keinen Betriebsvermögensvergleich. Damit entfällt auch das mühsame Bewerten von Lagerbeständen.

Wirtschaftsgüter des Umlaufvermögens

Die Anschaffungskosten der Wirtschaftsgüter des Umlaufvermögens, wie Waren und Verbrauchsmaterial, sind im Zeitpunkt der Bezahlung als Betriebsausgaben zu erfassen.

Eine Besonderheit gilt für bestimmte Wirtschaftsgüter des Umlaufvermögens, nämlich für Anteile an Kapitalgesellschaften, Wertpapiere und vergleichbare nicht verbriefte Forderungen und Rechte, Grund und Boden sowie Gebäude des Umlaufvermögens:

• Bei Anschaffung nach dem 5.5.2006 können die Anschaffungskosten dieser Wirtschaftsgüter nicht mehr sofort in voller Höhe als Betriebsausgaben abgesetzt werden, sondern nun werden die Anschaffungskosten oder der an deren Stelle tretende Wert für diese Wirtschaftgüter erst bei Veräußerung oder Entnahme als Betriebsausgaben berücksichtigt, und zwar in dem Zeitpunkt, in dem der Verkaufserlös zufließt oder der Gegenstand tatsächlich entnommen wird (§ 4 Abs. 3 Satz 4 EStG).

• Bis zum 5.5.2006 konnten Anschaffungskosten von o.g. Wirtschaftsgütern des Umlaufvermögens sofort und in voller Höhe als Betriebsausgaben abgezogen werden, während die Erlöse erst sehr viel später bei einem Verkauf oder einer Entnahme versteuert werden mussten.

Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens

Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens werden im Jahr der Anschaffung, Herstellung oder Einlage ins Betriebsvermögen nicht mit den vollen Anschaffungs- oder Herstellungskosten als Betriebsausgaben erfasst, sondern nur über Abschreibungen - genauer: Absetzung für Abnutzung (AfA). Zu diesem Zweck werden die Anschaffungs- oder Herstellungskosten auf die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer verteilt und der anteilige Jahresbetrag als Betriebsausgaben angesetzt.

Geringwertige Wirtschaftsgüter

Für geringwertige Wirtschaftsgüter, die ab dem 1.1.2010 angeschafft, hergestellt oder in das Betriebsvermögen eingelegt werden, gilt folgende Regelung:

1. GWG mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten bis 150 Euro (ohne USt.) können sofort als Betriebsausgaben abgesetzt oder wahlweise über die Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Eine besondere Aufzeichnungspflicht, z.B. in einem Anlagenverzeichnis, besteht nicht (§ 6 Abs. 2a Satz 4 EStG).
2. GWG mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten von 150 Euro bis 410 Euro (ohne USt.) können im Jahr der Anschaffung, Herstellung oder Einlage in voller Höhe als Betriebsausgaben abgesetzt oder wahlweise über die Nutzungsdauer abgeschrieben werden. In diesem Fall müssen die GWG in einem besonderen Anlagenverzeichnis aufgeführt werden (§ 6 Abs. 2 EStG). Wirtschaftsgüter über 410 Euro müssen nach den allgemeinen Regeln abgeschrieben werden. Sie haben aber noch ein drittes Wahlrecht: Sie können einen Sammelposten bilden und die diesen über 5 Jahre abschreiben.
3. Für GWG mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten von 410 Euro bis 1.000 Euro (ohne USt.) kann ein Sammelposten gebildet werden, der über 5 Jahre mit jeweils 20 % gewinnmindernd aufzulösen ist. Abgesehen von der buchmäßigen Erfassung des Zugangs im Sammelposten bestehen keine weiteren Dokumentationspflichten. Sie brauchen also kein Bestandsverzeichnis zu führen (§ 6 Abs. 2a EStG).

Beim jeweiligen Grenzbetrag von 410 Euro, 150 Euro oder 1.000 Euro ist stets der Nettowert - ohne Umsatzsteuer - maßgebend. Dies gilt auch für Kleinunternehmer, die von der Kleinunternehmerregelung nach § 19 Abs. 1 UStG Gebrauch machen und deshalb keine Umsatzsteuer abführen, sowie für Unternehmer, die umsatzsteuerfreie Umsätze ausführen, z. B. Ärzte. Gleichwohl können sie die Kosten einschließlich Umsatzsteuer mittels Sofortabschreibung oder Sammelabschreibung als Betriebsausgaben absetzen (R 9b Abs. 2 EStR).

Investitionszuschuss für Wirtschaftsgüter

Erhalten Sie für die Anschaffung oder Herstellung bestimmter Wirtschaftsgüter öffentliche Investitionszuschüsse, haben Sie als Einnahmeüberschuss-Rechner die Wahl: Sie können

• den Zuschuss von den Anschaffungs- oder Herstellungskosten des Wirtschaftsgutes abziehen, wodurch sich die Bemessungsgrundlage für die Abschreibung verringert. Diese Minderung ist bereits in dem Jahr vorzunehmen, in dem der Zuschuss bewilligt wird, und nicht erst in dem Jahr, in dem der Zuschuss tatsächlich gezahlt wird (BFH-Urteil vom 29.11.2007, BStBl. 2008 II S. 561).
• den Zuschuss als Betriebseinnahmen versteuern, und zwar in dem Jahr, in dem der Zuschuss gewährt wird (BFH-Urteil vom 19.7.1995, BStBl. 1996 II S. 28).

Getrennte Bankkonten

Müssen Sie eigentlich für betriebliche und private Vorgänge getrennte Bankkonten führen? Von Gesetzes wegen sind Sie hierzu nicht verpflichtet, besser ist es aber allemal. Falls Sie allerdings nur ein gemischtes Konto unterhalten, müssen Sie durch entsprechende Aufzeichnungen dafür sorgen, dass die Herkunft der auf diesem Konto eingehenden Geldbeträge geklärt werden kann (BFH-Urteil vom 12.6.2003, XI B 8/03, BFH/NV 2003 S. 1323).