(2023) Was sind Aufwandsspenden?

Viele Menschen engagieren sich ehrenamtlich in Vereinen und Verbänden, in Organisationen und Kirchen. Das gilt für Vorstandsmitglieder, Vereinsmitglieder, freie Mitarbeiter und sonstige Dienstleister. Sie setzen nicht nur unentgeltlich ihre Zeit und Arbeitskraft ein, sondern tragen damit zusammenhängende Aufwendungen auch noch selbst.

Solche Aufwendungen, die Ihnen im Zusammenhang mit der Tätigkeit oder der Überlassung von Gegenständen entstehen und somit dem Verein Ausgaben ersparen, werden als sog. Aufwandsspenden bezeichnet. Aufwandsspenden sind steuerlich absetzbar, wenn Sie einen Anspruch auf die Erstattung der Aufwendungen durch Vertrag oder Satzung haben und auf die Erstattung verzichten (§ 10b Abs. 3 Satz 5-6 EStG).

Das sind die Bedingungen:

(1)  Erforderlich ist ein Aufwendungsersatzanspruch: Um auf die selbst getragenen Aufwendungen verzichten zu können, müssen Sie einen Ersatzanspruch gegenüber dem Verein haben. Dieser Ersatzanspruch muss ernsthaft eingeräumt sein und darf nicht unter der Voraussetzung vereinbart werden, dass Sie darauf verzichten. Wesentliche Indizien für die Ernsthaftigkeit sind, dass der Verein finanziell in der Lage ist, den vereinbarten Aufwandsersatz tatsächlich zu leisten, und dass die Verzichtserklärung zeitnah zur Fälligkeit des Anspruchs erfolgt.

(2)  Der Aufwendungsersatzanspruch muss rechtlich verbindlich sein: Sie müssen gegenüber dem Verein einen Rechtsanspruch auf Aufwendungsersatz haben, der es Ihnen ermöglicht, vom Verein die Erstattung Ihrer Aufwendungen zu verlangen. Wegen dieser Rechtsverbindlichkeit muss der Ersatzanspruch durch Satzung, Vertrag oder Vorstandsbeschluss eingeräumt werden. Die mündliche Zusage des Vereinsvorsitzenden, die Kosten zu erstatten, genügt jedenfalls nicht.

(3)  Sie müssen auf den Aufwendungsersatzanspruch verzichten: Dieser Verzicht muss bedingungslos sein und bei einer einmaligen Tätigkeit innerhalb von drei Monaten sowie bei einer regelmäßigen Tätigkeit innerhalb eines Jahres erklärt werden.

Bei der Aufwandsspende handelt es sich um eine (abgekürzte) Geldspende. Denn nicht der Aufwand wird gespendet, sondern der dem Aufwandsersatz entsprechende Geldbetrag. Es ist nicht nötig, dass zwischen Spender und Verein Geld fließt. In der Zuwendungsbestätigung muss also nicht der zugrunde liegende Aufwand bezeichnet werden, sondern nur der entsprechende Geldbetrag. Der Verein aber muss dies in seinen Unterlagen dokumentieren.