(2023) Wie wir die private Nutzung eines Telefons korrekt berücksichtigt?

Wenn Sie die Aufwendungen für Telekommunikation, wie Telefon, Telefax und Internet, voll als Betriebsausgaben absetzen, müssen Sie für die Privatnutzung den privaten Nutzungsanteil ermitteln und als Betriebseinnahmen erfassen sowie darauf Umsatzsteuer zahlen.

Alternativ besteht u. E. die Möglichkeit, nur den betrieblichen Anteil der Telefonkosten bei den Betriebsausgaben einzutragen und auf eine Eintragung bei den Betriebseinnahmen gänzlich zu verzichten.

Gewerbetreibende, Freiberufler und Land- und Forstwirte sind bezüglich der privaten Telefonnutzung erheblich schlechter gestellt als Arbeitnehmer. Bei diesen ist die Nutzung von betrieblichen Telefonen, Faxgeräten, Computern mitsamt Internet steuer- und sozialversicherungsfrei, wobei es nicht einmal auf den Umfang der Privatnutzung ankommt (§ 3 Nr. 45 EStG). Bei Selbständigen gilt diese Großzügigkeit der Steuerfreiheit leider nicht.

Nach Auffassung des Fiskus würde eine Anwendung dieser Befreiungsvorschrift die Möglichkeit eröffnen, gezielt private Aufwendungen in den steuerrelevanten betrieblichen Bereich zu verlagern und auf diese Weise ungerechtfertigte Steuererleichterungen zu erlangen (BMF-Schreiben vom 6.5.2002, DStR 2002 S. 999). Diese Auffassung hat der BFH bestätigt (BFH-Urteil vom 21.6.2006, XI R 50/05).

Besser gestellt sind ab 2015 kommunale Mandatsträger (Ratsmitglieder, Kreistagsabgeordnete), denen der Landkreis oder die Kommune Tablet-PCs oder vergleichbare Geräte zur Verfügung stellt: Ab 2015 ist die Privatnutzung von Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräten auch bei Personen steuerfrei, die ehrenamtlich öffentliche Dienste leisten und dafür eine Aufwandsentschädigung aus öffentlicher Kasse gemäß § 3 Nr. 12 EStG erhalten (§ 3 Nr. 45 Satz 2 EStG).