(2023) Welche Aufzeichnungen sind erforderlich?

Als Grundlage für die Einnahmenüberschussrechnung dienen einfache Aufzeichnungen, die alle im Laufe des Jahres zugeflossenen Einnahmen und alle abgeflossenen Ausgaben erfassen. Nach dem sog. "Zufluss-Abfluss-Prinzip" sind die Betriebseinnahmen in dem Wirtschaftsjahr anzusetzen, in dem sie eingegangen sind, und die Betriebsausgaben in dem Wirtschaftsjahr abzusetzen, in dem sie geleistet worden sind.

Nun genügt es nicht, einen einzigen Posten "Betriebseinnahmen" und "Betriebsausgaben" zu bilden. Vielmehr sollten Sie bei größerem Geschäftsumfang diese Posten aufgliedern, am besten entsprechend der Gliederung im Steuerformular "Anlage EÜR".

Aufzeichnung der Einnahmen

Auch als Einnahmeüberschuss-Rechner sind Sie verpflichtet, für umsatzsteuerliche Zwecke Ihre Einnahmen einzeln aufzuzeichnen (§ 22 Abs. 2 UStG; BFH-Urteil vom 26.2.2004, BStBl. 2004 II S. 599). Danach müssen Sie auflisten

• umsatzsteuerpflichtige Einnahmen mit Nettobeträgen und zugehöriger Umsatzsteuer, getrennt nach Steuersätzen (7 %, 19 %),
• umsatzsteuerfreie Einnahmen.

Gesonderte Aufzeichnungen von Betriebsausgaben

Bestimmte Betriebsausgaben müssen Sie einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufzeichnen, denn nur dann sind sie im gesetzlich vorgesehenen Umfang absetzbar (§ 4 Abs. 7 EStG). Und zwar

• Bewirtungskosten zu 70 %,
• Geschenke bis 35 Euro pro Jahr und Geschäftsfreund,
• Kosten des häuslichen Arbeitszimmers (nur wenn Mittelpunkt der gesamten Tätigkeit),
• Entnahmen und Einlagen, sofern Sie Zinsaufwendungen über den Sockelbetrag von 2.050 Euro hinaus als Betriebsausgaben abziehen wollen.

Anlagenverzeichnis

In einem Anlagenverzeichnis müssen Sie fortlaufend folgende Wirtschaftsgüter mit den Anschaffungs- oder Herstellungskosten sowie dem Datum ihrer Anschaffung, Herstellung oder Einlage aufnehmen (§ 4 Abs. 3 Satz 5 EStG):

• nicht abnutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, wie Grund und Boden, Beteiligungen, andere Finanzanlagen, nicht abnutzbare immaterielle Wirtschaftsgüter.
• abnutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die nach dem 5.5.2006 angeschafft, hergestellt oder in das Betriebsvermögen eingelegt werden. Dies betrifft Wirtschaftsgüter mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten von mehr als 1 000 EUR netto (bei Anschaffung ab 1.1.2008).
• bestimmte Wirtschaftsgüter des Umlaufvermögens, die nach dem 5.5.2006 angeschafft, hergestellt oder in das Betriebsvermögen eingelegt werden. Dies betrifft Anteile an Kapitalgesellschaften, Wertpapiere und vergleichbare nicht verbriefte Forderungen und Rechte, Grund und Boden sowie Gebäude des Umlaufvermögens.

Hinweis: In diesem Anlagenverzeichnis müssen für abnutzbare Anlagegüter (z. B. Betriebs-Pkw, PC, Büromöbel usw.) außerdem die Buchwerte zu Beginn und am Ende des Geschäftsjahres sowie die entsprechenden AfA-Beträge und ggf. die Sonderabschreibung nach § 7g EStG eingetragen werden.

Ein weiteres besonderes Bestandsverzeichnis ist erforderlich für geringwertige Wirtschaftsgüter. Jene, die im Zeitraum 2010 bis 2018 angeschafft oder hergestellt wurden, müssen

• bis 250 Euro netto (bis 2017: 150 Euro) nicht mehr erfasst werden (werden sofort abgeschrieben) und
• von 250,01 Euro (bis 2017: 150,01 Euro) bis 1.000 Euro netto auf einem besonderen Konto erfasst und als Sammelposten über 5 Jahre abgeschrieben werden.

Entnahmen und Einlagen

Diese müssen Sie dann gesondert aufzeichnen, wenn bei Ihnen "übrige Schuldzinsen" für betriebliche Darlehen angefallen sind. Andernfalls wird der Schuldzinsenabzug begrenzt auf die Zinsen zur Finanzierung von Anlagegütern sowie auf weitere Zinsen bis lediglich 2.050 Euro (§ 4 Abs. 4a Satz 6 EStG).

Investitionsabzugsbetrag

Besondere Aufzeichnungen sind erforderlich, wenn Sie einen Investitionsabzugsbetrag abziehen wollen. Dies ist möglich, wenn der Gewinn - ohne Investitionsabzugsbetrag - nicht höher ist als 200.000 Euro.

Häusliches Arbeitszimmer

Für Selbstständige, die ein häusliches Arbeitszimmer steuerlich geltend machen, gelten spezielle Aufzeichnungspflichten gemäß § 4 Abs. 7 EStG. Diese Pflichten betreffen die Erfassung der Kosten, die auf das Arbeitszimmer entfallen. Es ist jedoch akzeptabel, diese Kosten anhand von Schätzungen zu ermitteln und sie dann nach Abschluss des Wirtschafts- oder Kalenderjahres anhand der Jahresabrechnung des Kreditinstituts zu dokumentieren. Dies gilt auch für verbrauchsabhängige Ausgaben wie Wasser- und Energiekosten.

In Bezug auf die Abschreibungsbeträge genügt es, diese einmal im Jahr zeitnah nach dem Ende des jeweiligen Kalender- oder Wirtschaftsjahres zu erfassen. Für den Abzug einer Jahrespauschale gelten die besonderen Aufzeichnungspflichten nach § 4 Abs. 7 EStG nicht.

Einnahmeüberschuss-Rechner unterliegen zwar eigentlich keinen besonderen gesetzlichen Aufzeichnungspflichten. ABER: Eine Aufzeichnungspflicht kann sich nach dem Umsatzsteuergesetz oder den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz GoBD)" ergeben. Unternehmer sind danach gehalten, unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen aufzuzeichnen. Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich zu erfassen. Informationen dürfen keinesfalls verlorengehen, so dass eine geordnete Ablage von Ein- und Ausgangsrechnungen sowie eine systematische Erfassung der Zahlung erforderlich ist. Üblicherweise geschieht dies insbesondere durch die laufende Nummerierung und Kontierung der ein- und ausgehenden Rechnungen, ferner durch die Ablage in besonderen Ordnern oder auch durch elektronische Aufzeichnungen. Nachträgliche Änderungen im Rechnungswesen wie Stornierungen oder Korrekturen müssen klar dokumentiert werden. Von daher: Verzichten Sie auch als Einnahmenüberschuss-Rechner nicht auf laufende Aufzeichnungen. 

Wichtig: Als Unternehmer müssen Sie alle Dokumente, also auch die MS-Office-Dokumente, PDF-Dateien und E-Mails, revisionssicher abspeichern. Das heißt: Nachträgliche Änderungen an den elektronischen Dokumenten, auch unbeabsichtigte, müssen ausgeschlossen werden bzw. es muss eine Nachvollziehbarkeit durch eine lückenlose Änderungshistorie gewährleistet sein. Speichern Sie elektronische Dokumente daher in einem Dokumentenmanagementsystem ab.