Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass ein Pool-Arbeitsplatz grundsätzlich ein "anderer Arbeitsplatz" ist, jedoch nur dann, wenn der Mitarbeiter ihn "in dem konkret erforderlichen Umfang und in der konkret erforderlichen Art und Weise tatsächlich nutzen kann." Ist die Nutzung des Pool-Arbeitsplatzes hingegen eingeschränkt, sodass der Mitarbeiter in seinem häuslichen Arbeitszimmer einen Teil seiner beruflichen Tätigkeit verrichten muss, sind die Arbeitszimmerkosten bis zu 1.250 Euro im Jahr als Werbungskosten absetzbar (BFH-Urteil vom 16.9.2015, IX R 19/14, veröffentlicht am 3.2.2016).
Zu prüfen ist, ob nach den tatsächlichen Gegebenheiten eine ausreichende Anzahl an Pool-Arbeitsplätzen zur Verfügung steht. Sofern nicht für jeden Nutzer ein eigener Arbeitsplatz vorhanden ist, ist zu klären, ob beispielsweise durch dienstliche Nutzungseinteilungen oder die Möglichkeit privater Absprachen gewährleistet ist, dass der Mitarbeiter seine gesamten Innendiensttätigkeiten in dem dienstlichen Arbeitszimmer erledigen kann.
Dieses Urteil hat für alle Arbeitnehmer Bedeutung, die im Rahmen von modernen Office-Konzepten im Betrieb über keinen festen Arbeitsplatz verfügen und sich ihren Arbeitsplatz bei Anwesenheit frei wählen können. Süffisant weisen die Finanzrichter in einem anderen Urteil darauf hin, dass "der Steuerpflichtige nicht darauf verwiesen werden kann, zu verschiedenen Tageszeiten auf der Suche nach einem freien Schreibtisch 'sein Glück zu versuchen' oder morgens mit anderen Kollegen einen Wettstreit, um den letzten verfügbaren Arbeitsplatz auszutragen" (FG Düsseldorf vom 23.4.2013, 10 K 822/12 E).
Aber natürlich kommt es immer auf den Einzelfall an und so gibt es ein - negatives - Urteil jüngeren Datums. Zuletzt hat das Finanzgericht Hessen entschieden, dass dem Arbeitnehmer im Betrieb seines Arbeitgebers auch dann ein Arbeitsplatz zur Verfügung steht, wenn es sich nur um einen Fall des "Desk-Sharing" handelt (Urteil vom 30.7.2020, 3 K 1220/19).
Der Fall: Der Kläger war als IT-Projektleiter beschäftigt. In seiner Einkommensteuererklärung machte er 1.250 EUR für ein häusliches Arbeitszimmer als Werbungskosten geltend. Zur Begründung berief sich der Kläger ein Konzept seines Arbeitgebers. Darin ist das Desk-Sharing-Prinzip verankert, wonach "aufgrund des bedarfsorientierten Angebots an Arbeitsplätzen eine feste Zuordnung einzelner Arbeitsplätze zu bestimmten Mitarbeitern üblicherweise nicht stattfindet; was voraussetzt, dass Mitarbeiter Arbeitsplätze in der Regel teilen müssen." Das Finanzamt erkannte die Aufwendungen nicht an. Die Richter des Finanzgerichts schlossen sich dem an.
Begründung: Ein "anderer Arbeitsplatz" im Sinne des Einkommensteuergesetzes ist grundsätzlich jeder Arbeitsplatz, sofern er zu Erledigung büromäßiger Arbeiten geeignet ist. So kann auch ein Raum, den sich der Steuerpflichtige mit weiteren Personen teilt, ein anderer Arbeitsplatz in diesem Sinne sein. Dies gilt auch dann, wenn der Arbeitsplatz in einem Großraumbüro dem Steuerpflichtigen nicht individuell zugeordnet ist. Entsprechendes gilt für einen Pool-Arbeitsplatz. Eine jederzeitige Zugriffsmöglichkeit auf den anderen Arbeitsplatz ist nicht zwingend erforderlich. Ein Pool-Arbeitsplatz kann daher als ein anderer Arbeitsplatz i.S. des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6 b) Satz 2 EStG zu Verfügung stehen, wenn bei diesem nach den tatsächlichen Gegebenheiten insbesondere durch eine ausreichende Anzahl an Pool-Arbeitsplätzen gegebenenfalls ergänzt durch arbeitgeberseitig organisierte, dienstliche Nutzungseinteilungen gewährleistet ist, dass der Arbeitnehmer seine beruflichen Tätigkeiten in dem konkret erforderlichen Umfang dort erledigen kann.
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