Ein aktuelles Urteil des Bundesfinanzhofs setzt klare Anforderungen an elektronische Fahrtenbücher. Lesen Sie, wie sich die Rechtsprechung auf die Nutzung von Fahrtenbüchern auswirkt und was Steuerzahler beachten müssen. Wer einen Dienst- oder Firmenwagen nutzt, muss grundsätzlich einen Privatanteil versteuern. Dieser wird entweder nach der sogenannten Ein-Prozent-Regelung oder aber nach der Fahrtenbuchmethode ermittelt. Ein Urteil des Finanzgerichts Düsseldorf besagt, dass auch ein elektronisches Fahrtenbuch stets zeitnah zu führen ist und dass nachträgliche Änderungen ausgeschlossen oder aber zumindest ohne Weiteres erkennbar sein müssen.
Die Dokumentation von Änderungen darf sich nicht in „irgendwelchen“ Protokolldateien verstecken. Das Verbot nachträglicher Änderungen bzw. das Gebot der Dokumentation betrifft auch bereits Daten, die bis zu einem „Abschluss“ oder einer „Festschreibung“ eingegeben worden sind (FG Düsseldorf, Urteil vom 24.11.2023, 3 K 1887/22 H(L)).
Aktuell hat auch der Bundesfinanzhof in diesem Sinne entschieden: Ein Fahrtenbuch muss in geschlossener Form geführt werden. Eine mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genügt diesen Anforderungen nur, wenn nachträgliche Veränderungen der eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder zumindest in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden.
Müssen erst weitere Listen angefordert oder Abfragen bei Dritten (zum Beispiel dem Systemadministrator) durchgeführt werden, um feststellen zu können, ob Änderungen vorgenommen worden sind, stellt eine solche Datei keine geeignete Aufzeichnungsmethode dar. Das Fahrtenbuch ist dann zu verwerfen und der Privatanteil ist nach der Ein-Prozent-Regelung zu ermitteln (BFH-Beschluss vom 12.1.2024, VI B 37/23; Vorinstanz: Hessisches FG vom 16.5.2023, 3 K 1219/21).
Die Rechtsprechung kann nun als gesichert gelten. Wer ein digitales Fahrtenbuch führt, sollte also tunlichst schnell prüfen, ob dieses den genannten Anforderungen standhält. Dem Vernehmen nach erfüllen zwar aktuelle Programme die erforderlichen Voraussetzungen, doch einige Steuerzahler nutzen sicherlich noch alte Programmversionen, die den Ansprüchen möglicherweise nicht gerecht werden. Eine eventuelle Konformitätserklärung des Herstellers, wonach das Fahrtenbuch bei ordnungsgemäßer Führung die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, hilft übrigens kaum weiter. Zumindest hat eine solche dem Kläger vor dem FG Düsseldorf nichts genützt.
Es gibt auch elektronische Fahrtenbücher, in denen die Fahrten automatisch erfasst werden, indem per GPS jeweils die aktuelle Position und die Bewegungsdaten aufgezeichnet werden. Allerdings müssen fehlende Angaben – insbesondere der Fahrtanlass – auch hier zeitnah nachgetragen werden. Zur zeitnahen Aufzeichnung hat sich das Bundesfinanzministerium mit Schreiben vom 4.4.2018 (BStBl 2018 I S. 592, Tz. 3.2) wie folgt geäußert:
„Es bestehen keine Bedenken, ein elektronisches Fahrtenbuch, in dem alle Fahrten automatisch bei Beendigung jeder Fahrt mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst werden, jedenfalls dann als zeitnah geführt anzusehen, wenn der Fahrer den dienstlichen Fahrtanlass (Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner) innerhalb eines Zeitraums von bis zu sieben Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt in einem Webportal einträgt und die übrigen Fahrten dem privaten Bereich zugeordnet werden.“