Firmenfahrzeuge sind in vielen Branchen eine berufliche Notwendigkeit und oft genug auch ein Bonus für leitende Mitarbeiter. Akquise, Kundenbesuche, Geschäftstermine und vieles mehr laufen schlicht und ergreifend sehr viel reibungsloser ab, wenn dem betreffenden Mitarbeiter ein Fahrzeug zur Verfügung steht. Allerdings sind Firmenfahrzeuge auch ein Kostenfaktor – und dadurch je nach Nutzung prädestiniert, bestimmte Summen einzusparen.

 

Kauf

Der erste Faktor ist der Kauf an sich. In der heutigen Autowelt existieren de facto drei unterschiedliche Zahlungsmodelle:

• Barzahlung
• Finanzierung
• Leasing

Für Firmenfahrzeuge sind alle drei Formen mit speziellen Vor- und Nachteilen verbunden.

Ein Direktkauf via Barzahlung ist in aller Regel unüblich, da es auf einen Schlag große Geldmittel erfordert – diese Vorgehensweise wird typischerweise nur beim Kauf einzelner Fahrzeuge angewandt und nicht bei mehreren. Allerdings geht mit dieser Methode das Fahrzeug sofort in den Firmenbesitz über und die Betriebsausgaben sind über einen Zeitraum von sechs Jahren der Nutzungsdauer steuerlich absetzbar.

Die Finanzierung hat ebenfalls den Vorteil des direkten Besitzes, gleichsam fallen jedoch nicht die hohen Einmalkosten an, sondern gestückelte Summen über einen längeren Zeitraum. Für den Fall, dass ein Kredit für den Firmenwagen aufgenommen wird, können auch dessen Zinsen steuerlich abgesetzt werden. Allerdings lohnt sich diese Variante genau deshalb nur dann, wenn geplant ist, das Fahrzeug über einen langen Zeitraum auch in Firmenhand zu behalten – mit den Nachteilen älterer Fahrzeuge wie steigenden Wartungs- und Reparaturkosten.

Das Leasing ist die mit Abstand am weitesten verbreitete Methode. Es wird quasi eine feste monatliche Rate gezahlt und dafür kann das Auto für einen ebenfalls fest vereinbarten Zeitraum genutzt werden. Sonderzahlungen können nicht nur steuerlich geltend gemacht werden, sondern werden stehenden Fußes zurückgezahlt, gleichsam können auch die Leasingraten abgesetzt werden. Allerdings beinhalten Leasingverträge Kilometergrenzen – für jeden Kilometer, der darüber liegt (sofern es keinen Kulanzwert gibt) müssen Zusatzzahlungen geleistet werden. Andere Varianten laufen über den Fahrzeug-Restwert. Liegt das Fahrzeug nach einer Begutachtung am Ende der Leasingphase unter diesem festgelegten Restwert, muss die Differenz durch das Unternehmen ausgeglichen werden

Allerdings sollte beim Leasen generell einiges beachtet werden, damit es sich finanziell lohnt:

• Restwert-Verträge lohnen sich i.d.R. nur bei Fahrzeugen, die von einer Person bewegt werden, weil es hierbei erfahrungsgemäß zu weniger unkalkulierbaren Abnutzungserscheinungen kommt.
• Schäden, die nicht zu normalem Verschleiß zählen (etwa Steinschläge) sollten vor der Rückgabe in einer Werkstatt repariert werden, weil sie sonst vom Leasing-Unternehmen in Rechnung gestellt werden und diese oft höher ausfällt, als bei der Werkstatt-Variante
• Leasingverträge müssen über die komplette Zeit eingehalten werden. Wer vorher aussteigt, muss eine Konventionalstrafe zahlen

Vor allem angesichts des letzten Aspekts sollte Leasing deshalb nur dann zum Einsatz kommen, wenn tatsächlich gewährleistet ist, dass das Fahrzeug über die gesamte Vertragsdauer benötigt wird – andernfalls ist Finanzierung die bessere Lösung.

 

Nutzungsanteil

Der maßgebliche Faktor für die Besteuerung des Betriebswagens ist der Nutzungsanteil. Denn nur, wenn die Fahrten des Autos zu mindestens 50% betrieblicher Natur sind, wird der Dienstwagen zum Betriebsvermögen hinzugerechnet. Die privaten Wege werden jedoch anders besteuert – entweder via Fahrtenbuch oder 1%-Besteuerung. Letzteres bedeutet eine pauschale Besteuerung, die sich auf besagtes  ein Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeuges bezieht. Welche Variante besser ist, kann nicht pauschal beantwortet werden, denn der Vergleich Fahrtenbuch und 1% Regelung beinhaltet eine umfangreiche Berechnung der tatsächlich privat gefahrenen Kilometer im Vergleich zur restlichen Fahrleistung des Fahrzeugs.

Allerdings zeigen die Erfahrungen, dass in der Praxis extrem häufig das Fahrtenbuch die bessere, weil günstigere Lösung ist – wohingegen die 1% Lösung nur weniger Verwaltungsaufwand seitens der Firma bedeutet.

 

Fahrtenbuch

Wenn jedoch die Fahrten des Autos nur zu weniger als 50% betrieblich sind oder man errechnet hat, dass man bei einem mehr als 50% betrieblich genutzten Fahrzeug nach der 1% Regelung einen unverhältnismäßig hohen Steuersatz zahlen müsste, wird in jedem Fall ein Fahrtenbuch benötigt.

Die klassische Lösung wäre es, ein analoges Fahrtenbuch aus Papier ins Fahrzeug zu legen und dieses vor und nach jeder Fahrt auszufüllen – dazu erwartet das Finanzamt für jede einzelne Fahrt lückenloses Ausfüllen der Felder für:

• Datum und Uhrzeit der Fahrt
• Zweck der Fahrt
• Name des Fahrers
• Ansprechpartner am Zielort
• Kilometerstand bei Fahrtantritt
• Kilometerstand bei Fahrtende
• Gefahrene Kilometer

Zudem fordert der Staat, dass Tankquittungen angefügt werden und es dürfen keine Veränderungen im Buch vorgenommen werden – eine typische Computertabelle (bspw. Excel) scheidet schon deswegen aus, weil hier jeder beliebig (und vor allem nicht für die Steuerprüfer erkennbar) Änderungen vornehmen kann.

Zudem zeigt die Erfahrung, dass das Finanzamt bei der kleinsten Unstimmigkeit sehr schnell dazu neigt, den Anteil der Privatfahrten höher zu schätzen, als er eigentlich liegt. Kommt noch hinzu, dass es auf rein menschlicher Ebene eine extrem lästige und schnell vergessene Tätigkeit ist, für jede Fahrt im Fahrtenbuch herumzuschreiben

Die Digitalisierung ermöglicht allerdings auch in diesem Bereich Neuerungen. Genauer gesagt das elektronische Fahrtenbuch. Es besteht aus einer GPS-verbundenen Blackbox, die automatisch die gefahrenen Kilometer aufzeichnet. Es müssen nach der Fahrt nur auf elektronischem Weg die Art der Fahrt sowie ihr Zweck und der Kunde eingetragen werden.  Momentan bietet die Firma Bornemann ein solches Paket im Rahmen einer Rabattaktion an.

Dabei liegt der Vorteil des digitalen Fahrtenbuchs nicht nur in der Bequemlichkeit für den Fahrer, sondern auch der sichereren und präziseren Ausfüllung der benötigten Daten. Denn insbesondere die unleserliche Handschrift so mancher Fahrer in einem analogen Fahrtenbuch führte in der Vergangenheit des Öfteren zu Reibereien zwischen dem Finanzamt und dem Unternehmen.

 

Fazit

Firmenwagen sind sowohl eine Erleichterung des Betriebsablaufs als auch Dank und Motivation für einzelne Mitarbeiter. Jedoch muss bereits vor der Anschaffung abgewogen werden, in welcher Form und für wie lange das Fahrzeug im Unternehmen verbleiben soll. Für eine maximal reduzierte steuerliche Belastung ist es indes unerlässlich, sowohl die richtige Besteuerungsform zu wählen, als auch bei Verwendung des Fahrtenbuchs auf eine lückenlose und unzweifelhafte Führung zu achten.