Selbständige Unternehmer und auch Kleinunternehmer sowie Freiberufler kümmern sich in Eigenregie um die Einrichtung und Pflege ihrer Büroräume. Mit dem Home Office, das für viele Selbständige ein wichtiges Argument für die Abkehr vom Angestelltendasein darstellt, sind zusätzlich auch steuerliche Vorteile verbunden. So kann nicht nur das Arbeitszimmer selbst abgesetzt werden, sondern auch die Arbeitsmaterialien, die Einrichtung und wichtige Geräte wie PC oder Drucker. Um bei der kommenden Steuererklärung nichts zu vergessen und geltende Regelungen einhalten zu können, sollten sich auch Selbständige rechtzeitig über ihre Möglichkeiten informieren.

Computer und Drucker absetzen

Der PC nimmt in aller Regel eine zentrale Funktion innerhalb des eigenen Home Office ein. So liegt es nahe, die Anschaffungskosten für den eigenen Rechner auch bei der Steuererklärung geltend zu machen. Allgemein gilt hier eine Nettogrenze von 410 Euro, sodass der gesamte Rechnungsbetrag inklusive Umsatzsteuer 487,90 Euro betragen darf. Es ist jedoch auch möglich, einen teureren Computer steuerlich geltend zu machen. Dann jedoch ist das sofortige Absetzen der Anschaffungskosten nicht möglich und eine Abschreibung über drei Jahre wird notwendig.

Interessant ist auch die Tatsache, dass wichtiges Zubehör wie der Monitor ebenfalls steuerlich relevant sind. Da ein solches Gerät jedoch nicht ohne den zugehörigen Computer nutzbar ist, müssen dessen Anschaffungskosten denen des Computers hinzugerechnet werden. Nicht selten übersteigt die Summe aller Kosten dann die bereits erwähnte Grenze, weswegen eine Abschreibung vorgenommen werden muss. Eine Ausnahme im Bereich der sogenannten Peripheriegeräte bilden Multifunktionsdrucker. Diese Drucker sind in der Lage, auf eigenständige Art und Weise mehrere Funktionen zu erfüllen, weswegen die Finanzämter sie als abgrenzbare Wirtschaftsgüter anerkennen. Hier gilt also erneut die Gesamtsumme von 487,90 Euro brutto, die vollständig abgesetzt werden kann, ohne dass der Kaufpreis des Computers addiert werden muss.

Selbstverständlich ist die hauptsächlich berufliche Verwendung aller elektronischen Geräte im Home Office ein entscheidender Punkt für deren steuerliche Absetzbarkeit. In aller Regel verlangen Finanzämter daher einen Nachweis über die Nutzungsweise. Da sich die Verwendung eines Computers in der Regel sowohl im privaten als auch im beruflichen Leben vollzieht, bieten viele Finanzämter eine Schätzung der Nutzungsanteile an. Hier wird davon ausgegangen, dass der PC bei einem entsprechenden Berufsbild etwa hälftig beruflich und privat genutzt wird. Wer sich jedoch mit dieser Schätzung nicht zufriedengeben möchte, kann einen individuellen Nachweis erbringen, der die überwiegende berufliche Nutzung nachvollziehbar macht. „Für einen Einzelfallnachweis gibt es eine Erleichterung: Das Finanzamt akzeptiert repräsentative Aufzeichnungen über einen Zeitraum von drei Monaten, die es dann auch für die Folgemonate übernimmt.“ (Quelle: http://www.focus.de/finanzen/steuern/steuererklaerung/48-tipps-fuer-berufstaetige-arbeitsmittel_id_3978464.html)

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Ähnlich verhält es sich auch bei der Nutzung des Internet- und Telefonanschlusses. Pauschal können Selbständige zwanzig Prozent, jedoch höchstens zwanzig Euro, monatlich von ihrer Telefon- und Internetrechnung gelten machen. Überwiegt die berufliche Nutzung auch in diesem Bereich deutlich, so kann per Einzelfallnachweis auch ein gesteigerter Anteil bewirkt werden.

Werden in einem Geschäftsjahr keine neuen Geräte angeschafft, so bedeutet dies nicht den vollständigen Entfall der steuerlichen Vorteile. Für die Reparatur, die Anschaffung und auch die Reinigung der verwendeten Arbeitsmittel können Selbständige jährlich einen Betrag von 110 Euro steuerlich geltend machen.

Verbrauchsmaterialien im Heimbüro

Mit Computer, Drucker und Telefon sind die gesamten Möglichkeiten der steuerlichen Erleichterung noch nicht vollständig ausgeschöpft. Auch Arbeitsmaterialien, die für die Ausführung der eigenen Berufstätigkeit notwendig sind, können in der Steuererklärung am Ende des Jahres aufgeführt werden. Hierzu zählen unter anderem Dinge wie:

• Computermaus und -tastatur
• Stifte und Blöcke
• Kopierpapier
• Hilfsmittel wie Locher, Tacker oder Papierkorb

Die Kosten für benötigte Arbeitsmittel können dann vollständig geltend gemacht werden, wenn sie zu einem Anteil von wenigstens neunzig Prozent beruflich genutzt werden. Angegeben werden diese Kosten in der Anlage N. Hat das Finanzamt eine neunzigprozentige Nutzung nicht anerkannt, so können die Kosten für Arbeitsmittel weiterhin zu fünfzig Prozent geltend gemacht werden.

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Auch Tintenpatronen, die für den Betrieb des Druckers unerlässlich sind, zählen zu den absetzbaren Arbeitsmitteln. Dass nur Original-Tintenpatronen absetzbar sind, ist dabei ein Trugschluss. Auch sogenannte kompatible Tintenpatronen, die laut Prindo.de fabrikneu und als nahezu perfekte Kopie der Originale angeboten werden, sind selbstverständlich nicht von der steuerlichen Absetzbarkeit ausgeschlossen. Insbesondere Selbständige, die sehr viel drucken und einen entsprechend hohen Bedarf an Tinte haben, können durch die Verwendung alternativer Produkte schon vor der Steuererklärung für eine Kostensenkung sorgen.

Weitere Materialien mit steuerlicher Relevanz

Zur umfangreichen selbständigen Berufstätigkeit gehören jedoch nicht nur der Computer mit seinen zugehörigen Gerätschaften und Verbrauchsmaterialien. Wer bei der kommenden Steuererklärung keine Vorteile versäumen möchte, sollte auch die während des Jahres gekaufte Fachliteratur geltend machen. Hierzu zählen sowohl Zeitschriften als auch Bücher, die dem Berufsbild und der Ausrichtung des Selbständigen entsprechen. Da insbesondere Bücher mit fachlichem Hintergrund vergleichsweise teuer sind, ergibt sich hieraus nicht selten ein nennenswerter Betrag, der die steuerliche Last senkt.

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Auch die Büroeinrichtung, also Schreibtisch, Regale und Bürostuhl sind steuerlich relevant. Dabei ist es sogar egal, ob das Finanzamt das eigene Arbeitszimmer offiziell als solches anerkennt. Wird der Schreibtisch gemeinsam mit dem Schreibtischstuhl im Wohnzimmer aufgestellt und werden beide Möbelstücke vorrangig beruflich genutzt, so sind sie auch außerhalb eines Arbeitszimmers absetzbar. Auch für die Einrichtungsgegenstände gilt erneut die Höchstgrenze von 487,90 brutto, die eine sofortige und vollständige Geltendmachung ermöglicht. Interessant ist auch die Tatsache, dass sogar Möbelstücke, die zuvor privat genutzt wurden, in ein Arbeitsmittel umgewidmet werden können. Ist beispielsweise ein bislang privat genutzter Schrank bei der Aufnahme in die Büroeinrichtung noch 410 Euro netto wert, so kann er sofort abgesetzt werden. Liegt der aktuelle Wert oberhalb dieser Grenze, so greift auch hier erneut die Abschreibungs-Regelung. In der Regel verlangt das zuständige Finanzamt bei einer Umwidmung entsprechende Kaufbelege, sodass der Wert des Möbelstücks nachvollzogen werden kann.