Schwere Ordner schleppen, Karteikarten anlegen oder den Warenbestand akribisch per Hand abzählen – dank der zunehmenden Digitalisierung gehören solche zeitintensiven und umständlichen Arbeitsweisen in vielen Unternehmen mittlerweile der Vergangenheit an. Möglich machen das vor allem ERP-Systeme. Als softwarebasierte Anwendungen bündelt ERP („Enterprise-Resource-Planning“) Unternehmensdaten zentral, wodurch die Prozessteuerung und –abwicklung effizienter abläuft. Typische Einsatzbereiche sind der Vertrieb oder die Personalabteilung. Aber auch bei der Steuererklärung können Unternehmen erheblich von solchen Systemen profitieren.

Der Einsatz von ERP-Systemen in deutschen Unternehmen

Laut Angaben des Statistischen Bundesamts greifen in Deutschland vor allem größere Firmen mit 250 Mitarbeitern und mehr bei der Steuerung von Geschäftsvorgängen auf digitale Lösungen zurück. Hier liegt der Anteil bei rund 82 Prozent. Bei kleineren und mittelständischen Betrieben ist dagegen noch Luft nach oben: Lediglich 31 Prozent der Firmen mit einer Mitarbeiterstärke von 10 bis 49 setzen auf ERP. Bei Betrieben mit 50 bis 249 Angestellten sind es ungefähr 62 Prozent. Damit fällt die ERP-Bilanz in Deutschland insgesamt ernüchternd aus: nur 38 Prozent nutzen eine Software zur Ressourcenplanung.

Quelle: Statistisches Bundesamt)

Die Steuerabwicklung ist in vielen Unternehmen fehleranfällig

Gerade bei der Digitalisierung von steuerrechtlichen Prozessen hinkt Deutschland weiter hinterher. Privatpersonmen können Ihre Steuererklärung mittlerweile über Online-Programme wie Lohnsteuer-kompakt.de digital ans Finanzamt übermittelt werden. Im Gegensatz dazu versuchen viele Betriebe jedoch immer noch, ihre Finanzen mit zahlreichen Tabellen oder Lösungen der Marke Eigenbau ganzheitlich im Blick zu behalten.

Dabei sind manche Informationen nicht mal in einer unternehmensinternen Datenbank gespeichert, sondern auf losen Zetteln notiert. Bei solchen Arbeitsweisen lauert insgesamt ein großes Problem: Wo viele Hände und Arbeitsweisen mitmischen, entstehen häufig Fehler. Dann droht im schlimmsten Fall Ärger mit dem Finanzamt. Ein ERP-basiertes System zur Abwicklung der Steuererklärung schafft dagegen Abhilfe und bietet folgende Vorteile:

• Einhaltung von rechtlichen Vorschriften: Für viele sind Finanzangelegenheiten ein Buch mit sieben Siegeln. Neue Finanzvorschriften für 2018 machen die Steuererklärung zu einer Wissenschaft für sich. Kommt dann noch der Zeitdruck der Abgabefrist dazu, ist das Chaos perfekt. Mit einem ERP-System gehört all das der Vergangenheit an. Die jeweiligen Daten sind jederzeit aktuell hinterlegt und können somit ständig überprüft werden. Verschiedene Tools sichern zudem die korrekte Einhaltung des Workflows und zeigen schon vor der Übermittlung der Daten mögliche Probleme auf.
• Massive Zeitersparnis: Da wichtige Informationen immer auf dem neuesten Stand sind, laufen Buchungen quasi automatisch ab. Mögliche Änderungen oder die Überarbeitung von Dokumenten und Belegen sind schneller erledigt. Zudem können Informationen und Angaben mithilfe von ERP in Echtzeit an das Finanzamt oder die zuständigen Behörden übermittelt werden. Das alles spart Zeit und sichert letztendlich die Fristeinhaltung.
• Grundlage für strategische Entscheidungen: Aus der gebündelten Datenzusammenführung profitiert ein Unternehmen nicht nur aus der Steuerperspektive. Insgesamt erleichtert die abteilungsübergreifende Finanzübersicht einer Firma wichtige Zukunfts- oder Investitionsentscheidungen. Risiken oder Chancen sind mit Hilfe eines ERP-Systems einfacher zu bewerten und schließlich auch zu treffen. Aufgrund verschiedener Kennzahlen und Variablen liefern Programme außerdem nützliche Grundlagen für Prognosen aller Art.
• Individuelle Systemanpassung: Arbeiten am Computer oder sogar von unterwegs aus mit mobilen Endgeräten – ERP-Systeme machen es möglich. Ob sich eine On-Premise oder Cloud-Lösung jedoch rentiert, sollten Unternehmen bereits vor der Einführung der Software überprüfen. Denn jede Lösung hat ihre Vor- und Nachteile. Was es bei der Auswahl sonst zu beachten gibt, erklärt dieser ERP-Kaufratgeber. Neben dem Systemzugang lässt sich die Nutzeroberfläche den eigenen Bedürfnissen anpassen. Wichtige Informationen oder Daten sind mit einem Klick abrufbar.

Die Einführung eines ERP-Systems kann sich steuerlich für Unternehmen nachhaltig rentieren. Vor der Digitalisierung sollte man deshalb nicht die Augen verschließen, sondern stattdessen die Vorteile nutzen, die sie mit sich bringt.