Bei Fortbildungsveranstaltungen, Seminaren, Tagungen, Verkaufsveranstaltungen und anderen Auswärtstätigkeiten werden die Teilnehmer im Allgemeinen auf Kosten des Arbeitgebers beköstigt.  Entweder der Arbeitgeber direkt oder auf dessen Veranlassung ein Dritter sorgt dann für die Verpflegung, z. B. in einem Tagungshotel oder durch ein Cateringunternehmen. Werden die Mahlzeiten aber gestellt, dann ist der Verpflegungspauschbetrag entsprechend zu kürzen.

• Bis 2013 konnten die maßgeblichen Verpflegungspauschbeträge ungekürzt als Werbungskosten abgezogen werden, wenn der Arbeitgeber kostenlose Mahlzeiten spendiert hat. Dafür aber musste der geldwerte Vorteil der Mahlzeiten versteuert werden.
• Seit 2014 ist bei kostenlosen Mahlzeiten der maßgebliche Verpflegungspauschbetrag zu kürzen um einen bestimmten Prozentsatz des vollen Verpflegungspauschbetrages (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG). Dies sind 20 % für ein Frühstück (in Deutschland: 4,80 Euro) und 40 % für ein Mittag- oder Abendessen (in Deutschland: je 9,60 Euro). Doch was gilt, wenn man auf das Essen verzichtet?

Aktuell hat das Finanzgericht Baden-Württemberg entschieden, dass die Kürzung des Verpflegungspauschbetrages auch dann vorzunehmen ist, wenn der Arbeitnehmer die vom Arbeitgeber bezahlte Mahlzeit nicht einnimmt. Konkret ging es um einen Berufssoldaten, der an der angebotenen Gemeinschaftsverpflegung nicht teilgenommen hat (FG Baden-Württemberg vom 12.12.2017, 5 K 432/17, Revision VI R 16/18).

Der Fall: Der Arbeitgeber – die Bundeswehr – stellt dem Berufssoldaten Mahlzeiten zur Verfügung. Der Soldat hat bei Inanspruchnahme eines Mittag- und Abendessens jeweils eine Zuzahlung von 3 Euro, bei Inanspruchnahme eines Frühstücks eine Zuzahlung von 1,63 Euro zu leisten. Nimmt der Soldat keine Mahlzeit ein bzw. nur ein Mittagessen, werden ihm hierfür 150 % des Sachbezugs als steuerpflichtiges Trennungsgeld ausbezahlt. Der Soldat hat nur das Mittagessen in der Kaserne eingenommen. Dennoch kürzt das Finanzamt den Werbungskostenabzug um den vollen Tagessatz (24 Euro), da vom Arbeitgeber „Mahlzeiten gestellt“ wurden.

Nach Auffassung der Richter erfolgt die Kürzung der Verpflegungspauschbeträge zu Recht, denn der Arbeitgeber stellt den Soldaten in der Kaserne sowohl Frühstück und Abendessen als auch ein Mittagessen zur Verfügung. Hiernach ist die Kürzung der Verpflegungspauschale um 20 % für Frühstück und jeweils 40 % für Abend- und Mittagessen vorzunehmen. Die Kürzung der Verpflegungspauschale ist unabhängig davon vorzunehmen, ob der Soldat die ihm zur Verfügung gestellten Mahlzeiten tatsächlich eingenommen hat.