Steigende Lohnkosten machen steuerfreie Ersatzleistungen immer attraktiver für Arbeitgeber wie Arbeitnehmer. Viele neuere Möglichkeiten zum Steuern-Sparen sind in Unternehmen kaum bekannt. Wichtig für den Motivationserfolg von Zusatzleistungen ist, dass sie gerecht und individualisierbar gewährt werden.

Die gute Nachricht zuerst: Ab 1. Januar 2016 erhöhen sich die Eckwerte für Sachbezüge in Form von Verpflegungsgutscheinen und Kantinenessen. Konkret wird der Monatswert für Verpflegung auf 236 Euro angehoben. Unternehmen könnten danach jedem Mitarbeiter pro Arbeitstag bis zu 6,20 Euro abgabenfrei als Gehaltszusatz gewähren – als direkte Sachleistung in Form von Kantinenessen oder Essensgutscheinen.

Die schlechte Nachricht dagegen ist fast eine Binsenweisheit: Die gesamten Lohnkosten steigen zur Zeit kontinuierlich und zeigen auch keine Neigung, damit so rasch wieder aufzuhören. Während laut Statistischem Bundesamt bis 2013 in der quartalsweisen Betrachtung neben dem Anstieg immer wieder auch ein Rückgang einzelner Werte zu beobachten war, zeigt sich zur Zeit ein dauerhafter Aufwärtstrend.

In dieser Lage wird es für Unternehmen doppelt interessant, die neuen Möglichkeiten zur Einsparung von Lohnnebenkosten auszuschöpfen: Bis zu 1.364 Euro netto pro Mitarbeiter und Jahr können ab 1. Januar nebenkostenfrei angesetzt werden – regulär als Element einer Gehaltserhöhung oder gezielt als Bonus bzw. im Rahmen eines Motivationsprogramms.

Neues im Jahressteuergesetz 2015

Essensgutscheine und günstige Mahlzeiten im Betriebsrestaurant sind sicher die bekanntesten, aber bei weitem nicht die einzigen Sachbezüge, mit denen Arbeitgeber Lohnnebenkosten sparen und gleichzeitig Mitarbeiter gezielt motivieren können. Vor allem die Einzelheiten der Novelle des so genannten Zollkodexanpassungsgesetzes aus dem Dezember 2014 (Jahressteuergesetz 2015) sind in vielen Betrieben immer noch wenig bekannt. So gilt bei Betriebsveranstaltungen zwar weiterhin der Wert von 110 Euro, doch er ist keine Freigrenze mehr, sondern ein Freibetrag.

Steuerfrei sind seit Anfang 2015 auch Beratungs- und Betreuungsleistungen, die „der besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie dienen“. Damit kann der Arbeitgeber z. B. einen Dienstleister beauftragen, die Arbeitnehmer zur Kinderbetreuung oder Pflege von Angehörigen zu beraten sowie bei Bedarf auch Betreuer zu vermitteln. Steuerfrei ersetzbar sind nun auch Betreuungskosten, die entstehen, wenn der Arbeitnehmer an einer notwendigen Fortbildung teilnimmt oder aus zwingenden betrieblichen Gründen außerhalb der gewöhnlichen Zeiten arbeiten muss.

Für zusätzliche Betreuung kann der Arbeitgeber bis 600 Euro pro Jahr steuerfrei übernehmen, Beratung und Vermittlung werden dagegen unbeschränkt erstattet. Auch hier ist der Wert solcher Leistungen nicht auf die reine Kostenersparnis beschränkt: Ein Unternehmen kann heute durchaus mit einem solchen Sozialprogramm bei Mitarbeitern punkten, die anderswo vielleicht ein paar Euro mehr verdienen, aber keine sonstige Unterstützung erhalten würden.

Steuern sparen, Mitarbeitern begeistern

Ein schickes Notebook, Unterstützung beim ehrenamtlichen Engagement in einem gemeinnützigen Verein, Tank- und Einkaufsgutscheine, die Miete einer Garage für den Firmenwagen, Kosten für Kindergarten, Steuerberatung oder das Mobiltelefon – die Liste der Möglichkeiten für Arbeitgeber ist lang. Sie alle können als flankierende Zusatzleistungen nebenkostenfrei das Gehalt erhöhen, Mitarbeiter gezielt unterstützen und dem Unternehmen helfen, Steuern zu sparen.

Dabei zeigt die Erfahrung, dass es nicht nur auf den Geldwert ankommt. Der Motivationseffekt solcher Leistungen verpufft, wenn sie nicht mehr als freiwillige Extras wahrgenommen werden oder in einen allzu demotivierenden Unternehmensalltag eingebettet sind. Wo ständig die Prozesse haken, Abteilungen sich in endlose Grabenkämpfe verwickeln, Vorgesetzte noch als selbstherrliche Alleinentscheider auftreten oder gar Mobbing und Diskriminierung zugelassen werden, nutzen die schönsten Geschenke nichts.

Als kontraproduktiv hat sich auch das Gießkannenprinzip erwiesen. Zwar sollte der Wert der Zusatzleistungen schon aus rechtlichen Gründen für alle Mitarbeiter gleich sein (Stichwort Gleichbehandlung). Doch haben z. B. kinderlose Singles oder ältere Mitarbeiter wenig davon, wenn der Arbeitgeber ausschließlich die Kinderbetreuung unterstützt.

Wer die gewährten Leistungen nicht durch Veröffentlichung der Kosten in Euro und Cent transparent und vergleichbar machen möchte, kann auch ein Punktesystem einführen oder Gutscheine verwenden, die flexibel einlösbar sind und so automatisch die individuellen Interessen jedes einzelnen Arbeitnehmers berücksichtigen.