Ein Computer kann ein Arbeitsmittel sein. Wie bei anderen Arbeitsmitteln auch war bisher eine Sofortabschreibung nur möglich, wenn die Anschaffungskosten unter 800 Euro lagen. Doch nach dem politischen Willen wird diese Regelung ab dem Jahr 2021 für Desktop-Computer, Notebooks und Software durch eine vorteilhafte Neureglung ersetzt. Die Anschaffungskosten können nun im Jahr der Anschaffung in vollem Umfang als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abgesetzt werden.

Wird der PC so gut wie ausschließlich, das heißt zu mindestens 90 Prozent, für berufliche Zwecke genutzt, sind die Anschaffungskosten – ggf. im Wege der Abschreibung – in vollem Umfang als Werbungskosten oder Betriebsausgaben absetzbar. Falls die berufliche Nutzung weniger als 90 Prozent beträgt, sind die Anschaffungskosten entsprechend aufzuteilen und immerhin mit dem beruflichen Nutzungsanteil als Werbungskosten absetzbar. Das sog. Aufteilungs- und Abzugsverbot bei gemischter Nutzung (§ 12 Nr. 1 EStG) gilt hier nicht.

Grundsätzlich müssen die Anschaffungs- oder Herstellungskosten von abnutzbaren Wirtschaftsgütern mit einer Nutzungsdauer von mehr als einem Jahr auf die Jahre der Nutzung verteilt, das heißt abgeschrieben werden. Absetzbar ist dann jedes Jahr die „Absetzung für Abnutzung“ (AfA). Eine Ausnahme gilt aber für geringwertige Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten von maximal 800 Euro (ohne Mehrwertsteuer). Diese dürfen jetzt als Sofortabschreibung in einer Summe abgeschrieben werden.

Die Anschaffungskosten von PCs, Notebooks und der Anwendersoftware sind also grundsätzlich über drei Jahre zu verteilen, wenn diese mehr als 800 Euro (netto) betragen. Doch nach dem politischen Willen und einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums wird ab dem Jahr 2021 eine besonders vorteilhafte Neuregelung für Computer („Hardware“) und Software gelten (BMF-Schreiben vom 26.2.2021, IV C 3-S 2190/21/10002:0013):

• Die die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer dieser „Wirtschaftsgüter“ beträgt generell ein Jahr, wenn sie seit dem 1. Januar 2021 angeschafft worden sind oder noch werden. Das bedeutet: Die Anschaffungskosten können nun im Jahr der Anschaffung in vollem Umfang als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abgesetzt werden, und zwar unabhängig von der Höhe des Kaufpreises. Wer möchte, kann Geräte und die Software aber auch wie bisher über drei Jahre abschreiben.
• Und weiter: Da teure Computer bisher über 36 Monate abgeschrieben werden mussten, soll für bereits in den Vorjahren 2019 und 2020 angeschaffte Geräte eine vorteilhafte Regelung gelten: Der zum 1.1.2021 vorhandene Restwert darf nun im Jahre 2021 vollständig steuerlich abgesetzt werden. Wer möchte, kann seine bereits vor 2021 gekauften Geräte und die Software aber auch weiterhin über drei Jahre abschreiben.
• Als „Computer-Hardware“ gelten Computer, Desktop-Computer, Notebooks, Tablets, Slate-Computer, mobile Thin-Clients, Desktop-Thin-Clients (z.B. Computer-Server, Remote-Workstation), Workstations, Dockingstations, externe Speicher- und Datenverarbeitungsgeräte (Small-Scale-Server), externe Netzteile sowie Peripheriegeräte. Letztere sind alle Geräte, die nach dem EVA-Prinzip (Eingabe – Verarbeitung – Ausgabe) zur Ein- und Ausgabe von Daten genutzt werden. Peripheriegeräte lassen sich funktional in drei Gruppen gliedern:
  • Eingabegeräte: Tastatur, Maus, Grafiktablett, Scanner, Kamera, Mikrofon, Mikrofon, Headset.
  • Externe Speicher: Festplatte; DVD-/CD-Laufwerk; Flash Speicher (USB-Stick); Bandlaufweite (Streamer).
  • Ausgabegeräte: Beamer, Plotter, Headset Lautsprecher, Monitor oder Display sowie Drucker.
• Der Begriff „Software“ erfasst die Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und -verarbeitung. Dazu gehören auch die nicht technisch physikalischen Anwendungsprogramme eines Systems zur Datenverarbeitung, sowie neben Standardanwendungen auch auf den individuellen Nutzer abgestimmte Anwendungen wie ERP-Software, Software für Warenwirtschaftssysteme oder sonstige Anwendungssoftware zur Unternehmensverwaltung oder Prozesssteuerung.