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Eigentlich ist die private Handynummer ja top secret. Doch wenn der Chef abends noch anruft, um einen wichtigen Fall zu besprechen, dann verweisen nur die wenigsten Arbeitnehmer ihren Boss in die Schranken, in dem sie via Fingerwisch den Anruf ablehnen. Gut, dass in diesem Fall – beim Angerufen werden – keine Kosten entstehen. Was jedoch passiert, wenn ein berufsbedingter Anruf erst spät abends möglich ist, vom eigenen Telefon oder Smartphone aus? Was steuerlich möglich ist, zeigt dieser Bericht.
Beruflich veranlasste Telefonkosten als Werbungskosten absetzen
Wer das eingangs erwähnte Beispiel aus der Praxis kennt – und privat zum Telefon greift, um beruflich bedingte Gespräche zu führen – der kann die Kosten dafür steuerlich geltend machen. Diese Regelung gilt für all jene, die keine Kostenerstattung der Telefonkosten durch den Arbeitgeber erhalten. Sie können die Kosten, die für berufliche Gespräche mit dem eigenen Telefon entstehen, als Werbungskosten im Bereich der Einnahmen aus nicht-selbstständiger Arbeit angeben – und so die Steuerschuld mindern.
Um diesen Weg zu gehen, muss zwingend der berufliche Anteil nachgewiesen werden. Aufwendig ist dieser Nachweis dann, wenn er als Einzelnachweis vorgelegt werden muss. Dabei ist zu dokumentieren, wann das Gespräch stattgefunden hat, mit wem, warum sowie die Dauer des Gesprächs. Daraus lassen sich die Telefonkosten herausrechnen, die zu Grundgebühren, Anschluss- und Gerätekosten addiert werden. Diese mühsame Dokumentation ist für drei Monate nötig. Anschließend kann ein Durchschnittswert ausgerechnet werden. Alternativ, das heißt ohne Einzelnachweis, dürfen lediglich 20 Prozent der Gesamtkosten veranschlagt werden – maximal 20 Euro monatlich können sich so Steuerschuld mindernd auswirken.
Gibt es beispielsweise einen zweiten Anschluss im Home Office, der ausschließlich beruflich genutzt wird, können die Kosten dafür komplett steuerlich geltend gemacht werden. Einschränkungen dieser Regel lassen sich hier nachlesen.
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Praxistipp: Das das Smartphone heute nicht mehr nur dazu dient, Menschen telefonisch zu kontaktieren, muss beim Berechnen der Telefonkosten ein detaillierter Blick in die Vertragsdetails erfolgen. Das heißt: Steuerlich geltend zu machen, sind nicht nur die Kosten für die Telefonie an sich, sondern auch für die Internetnutzung. Für die Internetnutzung gelten dabei dieselben Richtwerte wie bei der Telefonie: Ohne Einzelnachweis (was sich in punkto Internet allerdings deutlich schwieriger gestaltet) dürfen maximal 20 Prozent der Gesamtkosten (20 Euro maximal) als Werbungskosten in die Steuererklärung. Wer die beruflich bedingte Internetnutzung nachweisen kann, kann die Kosten dafür entsprechend als Werbekosten absetzen – als einzelne Summe oder im Rahmen der Werbekostenpauschale.
Anschaffungskosten lassen sich auch als Werbungskosten verbuchen
Wer die Anschaffungskosten für ein Handy mit Vertrag steuerlich geltend machen möchte, braucht in jedem Fall einen Nutzungsnachweis, der auch in diesem Fall über drei Monate dokumentiert werden muss. Wie bereits im ersten Abschnitt erläutert, ist es notwendig zu dokumentieren, wie lange, mit wem, wohin und über welche Thema beruflich am Telefon gesprochen wurden. Wer die Anschaffungskosten eines neuen Smartphones steuerlich geltend machen möchte, der braucht zusätzlich eine valide Aufstellung darüber, wie oft das Smartphone prozentual betrachtet privat und wie oft es geschäftlich genutzt wurde. Stellt sich dabei heraus, dass das Handy zu 60 Prozent beruflich genutzt wird, dürfen auch 60 Prozent der Anschaffungskosten als Werbungskosten abgesetzt werden.
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Achtung: Als geringwertiges Wirtschaftsgut kann der Kaufpreis des Handys bzw. der errechnete Anteil einmalig bei den Werbungskosten gelistet werden. Übersteigen die Anschaffungskosten das Limit für geringwertige Wirtschaftsgüter, können die Kosten auch über einen längeren Zeitraum hinweg abgeschrieben werden. Gesetzt den Fall, das Handy ist vor Ablauf dieser Zeit unbrauchbar, werden die Restbeträge der Abschreibung im selben Jahr in der Steuererklärung dokumentiert.
Pauschalbetrag oder Einzelnachweis. Das ist bei den Werbungskosten zu beachten
Die Kosten für die Neuanschaffung eines Handys können bei den Werbungkosten abgesetzt werden. Die Kosten für die beruflich bedingte Telefonie ebenso. Allerdings gibt es eine Besonderheit bei eben diesen Werbungskosten: Arbeitnehmer können Werbungskosten bekommen, in dem sie eine Einzelaufstellung einreichen – oder via Werbungskostenpauschale. Diese ist in Paragraf 9a des Einkommenssteuergesetzes (EStG) niedergeschrieben.
Die sogenannte Werbekostenpauschale liegt bei 1000 Euro. Den Pauschalbetrag dürfen nur diejenigen geltend machen, die das ganze Jahr über berufstätig waren und der Sozialversicherungs- und Steuerpflicht unterliegen. Minijobber dürfen im Feld der Werbekostenpauschale nichts eintragen. Grundsätzlich gilt bei den Werbekosten folgendes Prozedere: Wer 1000 Euro seiner Steuerschuld minimieren möchte, der tut dies via Pauschalbetrag. Wer weiß, dass er de facto mehr Werbungskosten verursacht hat, muss Einzelnachweise beibringen. Dann wird der reale Betrag als Werbungskosten angesetzt. Was sich inhaltlich hinter dem Begriff der Werbungskosten verbirgt, zeigt dieser Beitrag.