Viele Menschen engagieren sich ehrenamtlich in Vereinen und Verbänden, in Organisationen und Kirchen. Das gilt für Vorstandsmitglieder, Vereinsmitglieder, freie Mitarbeiter und sonstige Dienstleister. Sie setzen nicht nur unentgeltlich ihre Zeit und Arbeitskraft ein, sondern tragen damit zusammenhängende Aufwendungen auch noch selbst. Falls Sie einen Anspruch auf die Erstattung der Aufwendungen durch Vertrag oder Satzung haben und auf die Erstattung verzichten, können Sie Ihre Aufwendungen als sog. Aufwandsspenden geltend machen und dafür wenigstens eine Steuererstattung vom Finanzamt bekommen (§ 10b Abs. 3 Satz 5-6 EStG).

Aktuell hat das Bundesfinanzministerium die Regeln für Aufwandsspenden neu und enger gefasst (BMF-Schreiben vom 25.11.2014, BStBl. 2014 I S. 1584):

• Grundsätzlich vermutet die Finanzverwaltung, dass ehrenamtliche Mitglieder eines Vereins unentgeltlich für den Verein tätig werden und ihre Leistungen ohne Aufwendungsersatzanspruch erbringen. ABER diese Vermutung bzw. Unterstellung können Sie widerlegen. Beispielsweise darf auch ein ehrenamtlich tätiger Dirigent eines Musikvereins, der für seine Tätigkeit kein Honorar bekommt, sich zumindest seine Fahrtkosten zu den Proben und Auftritten erstatten lassen. Dasselbe gilt natürlich für den Trainer eines Sportvereins.

• Sie müssen gegenüber dem Verein einen Rechtsanspruch auf Aufwendungsersatz haben, der es Ihnen ermöglicht, vom Verein die Erstattung Ihrer Aufwendungen zu verlangen. Dieser Ersatzanspruch muss eingeräumt werden durch die Vereinssatzung, eine Vereinbarung oder einen rechtsgültigen Vorstandsbeschluss, sofern der Vorstand dazu durch eine Regelung in der Satzung ermächtigt wurde. Diese „Satzungsermächtigung“ ist neu und erst erforderlich bei Neugründungen ab 2015. Die mündliche Zusage des Vereinsvorsitzen-den, die Kosten zu erstatten, genügt jedenfalls nicht mehr. Der Ersatzanspruch muss eingeräumt werden, bevor die entsprechende Tätigkeit begonnen wird.

• Sie müssen auf den Aufwendungsersatzanspruch verzichten, und zwar bedingungslos und zeitnah. Dies ist der Fall, wenn der Verzicht bei einmaligen Ansprüchen innerhalb von drei Monaten und bei einer regelmäßigen Tätigkeit alle drei Monate erklärt wird.

Lohnsteuer kompakt: Wird bei einem Verein, der vor dem 1.1.2015 gegründet wurde, Aufwendungsersatz lediglich aufgrund eines rechtsgültigen Vorstandsbeschlusses ohne ausdrückliche Satzungsermächtigung eingeräumt, so muss die Satzung nicht allein zur Einräumung dieser Ermächtigung geändert werden.

Bei der Aufwandsspende handelt es sich nicht um eine Sachspende (in Form der selbst getragenen Aufwendungen), sondern um eine (abgekürzte) Geldspende. Denn nicht der Aufwand wird gespendet, sondern der dem Aufwandsersatz entsprechende Geldbetrag. Es ist nicht nötig, dass zwischen Spender und Verein Geld fließt.

In der Zuwendungsbestätigung muss also nicht der zugrunde liegende Aufwand bezeichnet werden, sondern nur der entsprechende Geldbetrag. Der Verein aber muss dies in seinen Unterlagen dokumentieren. In der Zuwendungsbestätigung muss folgende Bestätigung enthalten sein: „Es handelt sich um den Verzicht auf Erstattung von Aufwendungen“.

Lohnsteuer kompakt: Wenn kein rechtswirksamer Erstattungsanspruch besteht, bietet sich folgende Möglichkeit an: Lassen Sie sich Ihre Aufwendungen erstatten und zahlen Sie diese anschließend als Geldspende auf das Vereinskonto wieder ein. Achten Sie darauf, dass Auszahlung und Einzahlung nicht zeitgleich erfolgen, denn sonst könnte das Finanzamt ein Scheingeschäft gemäß § 42 Abs. 2 AO annehmen und die Spende nicht anerkennen. In diesem Fall muss also tatsächlich Geld fließen.