Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer sind bis zu 1.250 Euro steuerlich absetzbar, wenn für die betriebliche oder berufliche Tätigkeit „kein anderer Arbeitsplatz“ zur Verfügung steht. Dies ist der Fall, wenn jemand den „anderen Arbeitsplatz“ im Betrieb oder in der Behörde nicht in dem konkret erforderlichen Umfang und in der konkret erforderlichen Art und Weise tatsächlich nutzen kann. Falls das häusliche Arbeitszimmer gar den „Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung“ darstellt, sind die Kosten in voller Höhe als Werbungskosten (oder Betriebsausgaben) absetzbar (§ 4 Abs. 5 Nr. 6b EStG).
In den Coronajahren 2020 und 2021 sind unzählige Mitarbeiter ins Homeoffice geschickt worden. Dabei waren – und sind noch immer – unterschiedliche Sachverhalte anzutreffen. Die einen wurden „zwangsweise“ zur Heimarbeit verpflichtet, anderen wurde es freigestellt, ob sie im Büro des Arbeitgebers oder von zuhause aus arbeiten wollten, wiederum andere mussten sich bezüglich der Nutzung des Arbeitsplatzes mit ihren Kollegen absprechen, weil immer nur eine Person im Büro anwesend sein durfte. Doch wie sind die Kosten für das häusliche Arbeitszimmer zu berücksichtigen?
Grundvoraussetzung: Echtes Arbeitszimmer muss vorliegen
Grundvoraussetzung für den Abzug der Arbeitszimmerkosten ist, dass auch ein „echtes“ häusliches Arbeitszimmer vorliegt. Dies muss ein abgeschlossener Raum sein, der so gut wie ausschließlich, also zu mehr als 90 Prozent, beruflich genutzt wird. Dann können die Kosten für das Arbeitszimmer – je nach Sachverhalt – bis zu 1.250 Euro oder unbegrenzt als Werbungskosten abgezogen werden.
STEUERRAT: In den Jahren 2020 und 2021 können Arbeitnehmer (und Selbstständige), die zuhause arbeiten und deren Arbeitsplatz nicht die steuerlichen Voraussetzungen für ein Arbeitszimmer erfüllt, aber einen Pauschalbetrag von 5 Euro pro Tag als Werbungskosten oder Betriebsausgaben geltend machen. Maximal sind 600 Euro im Jahr absetzbar.
Arbeit ausschließlich zu Hause
Üben Sie Ihre Tätigkeit für eine bestimmte Zeit ausschließlich zu Hause aus, ist der Fall klar: Dann stellt das Arbeitszimmer den „Mittelpunkt der gesamten beruflichen Betätigung“ dar – und die Kosten sind für diese Zeit in voller Höhe als Werbungskosten absetzbar. Beachten Sie dazu die Beispiele am Ende des Beitrages.
Alternierende Arbeit zuhause und beim Arbeitgeber
Üben Sie Ihre berufliche Tätigkeit teilweise zu Hause und teilweise im Betrieb aus, gilt bezüglich des häuslichen Arbeitszimmers Folgendes:
- Drei Tage Homeoffice: Arbeiten Sie an drei Tagen pro Woche zu Hause, kommt es darauf an, ob die Arbeiten in Betrieb und Homeoffice qualitativ gleichwertig sind: Ist dies der Fall, ist das Arbeitszimmer der „Mittelpunkt“, und die Kosten sind voll absetzbar. Sind hingegen die Arbeiten im Betrieb qualitativ höherwertig, kann das Arbeitszimmer nicht der Mittelpunkt sein. Dann kommt ein Abzug bis 1.250 Euro in Betracht, weil an den drei Heimarbeitstagen „kein anderer Arbeitsplatz“ zur Verfügung steht (BFH-Urteil vom 23.5.2006, VI R 21/03). In der Coronazeit sollen die Finanzämter übrigens ohne weitere Prüfung davon aus, dass die Arbeiten in Betrieb und Homeoffice qualitativ gleichwertig sind (BMF-Schreiben vom 9.7.2021, IV C 6 – S 2145/19/10006:013).
- Zwei Tage Homeoffice: Arbeiten Sie an nur zwei Tagen pro Woche zu Hause, kommt es darauf an, ob der Arbeitsplatz im Betrieb auch in dieser Zeit genutzt werden könnte: Ist die Nutzung weder eingeschränkt noch untersagt, ist ein Werbungskostenabzug nicht möglich. Falls jedoch die Nutzung des Arbeitsplatzes im Betrieb an den häuslichen Arbeitstagen ausgeschlossen ist (z.B. weil er von einem anderen Mitarbeiter genutzt wird oder der Arbeitgeber die Nutzung verboten hat), kann der „andere Arbeitsplatz“ nicht in dem konkret erforderlichen Umfang und in der konkret erforderlichen Art und Weise tatsächlich genutzt werden. Und deshalb sind für das häusliche Arbeitszimmer Kosten bis zu 1.250 Euro als Werbungskosten absetzbar (BFH-Urteil vom 26.2.2014, VI R 40/12).
Es steht auch dann „kein anderer Arbeitsplatz“ zur Verfügung, wenn der Arbeitnehmer sich während der Corona-Krise aus Gründen des Gesundheitsschutzes dazu entschiedet hat, von zuhause aus zu arbeiten und seinen Arbeitsplatz nicht aufzusuchen (BMF-Schreiben vom 9.7.2021, IV C 6 – S 2145/19/10006:013). Wichtig: Der Höchstbetrag von 1.250 Euro ist ein Jahresbetrag. Er wird nicht gekürzt, wenn das Arbeitszimmer nur für einen Teil des Jahres genutzt wird oder nur für einige Monate „kein anderer Arbeitsplatz“ zur Verfügung steht.
Beispiele
Fall 1: Arbeitgeber Müller konnte den Gesundheitsschutz in den Büroräumen im Jahre 2020 nicht hinreichend gewährleisten und ordnete daher an, dass die Mitarbeiter einer bestimmten Abteilung ihr Büro für den Zeitraum 1.4.2020 bis 30.6.2020 und dann noch einmal vom 31.10.2020 bis 31.12.2020 nicht betreten durften. Herr Steuerle nutzte in dieser Zeit sein häusliches Arbeitszimmer, auf das Kosten von 300 Euro pro Monat entfielen. In den anderen Monaten suchte er den Betrieb – wie gewohnt – arbeitstäglich auf. Dies entsprach auch dem Wunsch des Arbeitgebers. Lösung: Herr Steuerle kann für die Zeit vom 1.4.2020 bis 30.6.2020 und vom 31.10.2020 bis 31.12.2020 einen Betrag von insgesamt 1.800 EUR (6 Monate x 300 Euro) als Werbungskosten abziehen.
Fall 2: Wie oben, aber Herrn Steuerle war es in den „anderen“ Monaten erlaubt, weiter von zuhause aus zu arbeiten. Herr Steuerle hat dies genutzt und den Betrieb nur selten aufgesucht. Ihm sind seit April 2020 Kosten für das häusliche Arbeitszimmer von 300 Euro pro Monat entstanden. Lösung: Herr Steuerle kann die Kosten des häuslichen Arbeitszimmers ab April 2020 unbeschränkt geltend machen, mithin 9 Monate x 300 Euro = 2.700 Euro.
Fall 3: Arbeitgeber Müller hat das Betreten des Büros zwar nicht untersagt, doch die Mitarbeiter mussten sich untereinander abstimmen, wer das Büro wann nutzen durfte, da maximal eine Person pro Büro erlaubt war. Die Arbeiten zuhause und im Büro des Arbeitgebers waren qualitativ gleichwertig, das heißt, letztlich wurde zuhause die gleiche Arbeit wie im Betrieb verrichtet. Auch hier sollen Kosten von 300 Euro pro Monat auf das Arbeitszimmer entfallen.
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- Herr Steuerle arbeitet seit April 2020 an drei Tagen zu Hause. Lösung: Das Arbeitszimmer gilt als „Mittelpunkt“ und die Kosten sind voll absetzbar, also seit April mit 9 x 300 Euro = 2.700 Euro.
- Herr Steuerle arbeitet seit April 2020 nur zwei Tage im Homeoffice und ist an drei Tagen an seinem angestammten Arbeitsplatz. Lösung: Hier kommt es zunächst darauf an, ob der Arbeitsplatz im Betrieb auch in dieser Zeit genutzt werden könnte. Ist die Nutzung weder eingeschränkt noch untersagt, ist ein Werbungskostenabzug nicht möglich. Falls jedoch die Nutzung des Arbeitsplatzes im Betrieb an den häuslichen Arbeitstagen ausgeschlossen ist, kann der „andere Arbeitsplatz“ nicht in dem konkret erforderlichen Umfang und in der konkret erforderlichen Art und Weise tatsächlich genutzt werden. Und deshalb sind für das häusliche Arbeitszimmer Kosten bis zu 1.250 Euro als Werbungskosten absetzbar. In der Coronazeit kann in den meisten Fällen unterstellt werden, dass die Nutzung des Arbeitsplatzes nicht möglich war bzw. ist. Ein Abzug ist folglich zumindest bis zu 1.250 Euro zulässig – vorausgesetzt natürlich, dass entsprechend hohe Kosten entstanden sind.
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Arbeitgeberbescheinigung über Anzahl der Heimarbeitstage nicht erforderlich
Wie zu hören ist, sind die Finanzämter überwiegend aufgefordert worden, keine Arbeitgeberbescheinigungen über die geleisteten Heimarbeitstage der Arbeitnehmer anzufordern. Zudem sollen sie großzügig sein, wenn der Arbeitnehmer im Rahmen der Steuererklärung geltend macht, dass ihm im Betrieb oder der Behörde „kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung gestanden“ habe. Auch in diesem Fall sollen Arbeitgeberbescheinigungen nicht erforderlich sein. Dies gilt für die Zeit vom 1.3.2020 bis zum 31.12.2021.